Notion è un software all-in-one e basato su cloud, fondamentale per la produttività individuale, l’organizzazione aziendale e la collaborazione in team.
Notion permette di gestire tutte le informazioni in un unico luogo connesso, perché permette di centralizzare e quindi andare ad eliminare molti altri strumenti digitali utilizzati dalle aziende.
Avere uno strumento di riferimento in cui gestire tutte le informazioni aziendali, collaborare e lavorare in team è fondamentale per un’azienda di successo.
In questo articolo andremo a scoprire cosa fa un consulente Notion per l’azienda e perché potrebbe essere utile ingaggiarne uno.
Il ruolo di un consulente Notion
Un consulente Notion è un esperto del software che fornisce consulenze personalizzate sia ai business che ai privati. Spesso, ma non necessariamente, questi consulenti sono certificati attraverso esami creati dalla stessa Notion.
Non è richiesta una formazione specifica per diventare consulente, ma è essenziale avere una profonda comprensione dello strumento, dei processi aziendali e delle metodologie di gestione.
Lo scopo del consulente, in sintesi, è quello di facilitare la vita della persona con cui collabora, aumentando la produttività e diminuendo lo stress di gestione delle informazioni.
Cosa fa un consulente Notion
Le competenze di un consulente Notion vanno oltre la semplice creazione di spazi di lavoro efficienti. Un consulente Notion deve comprendere le esigenze specifiche del cliente e personalizzare le soluzioni di Notion di conseguenza.
Questo processo include:
- Analisi dettagliata dell’organizzazione e della comunicazione interna delle aziende.
- Organizzazione di sessioni di ascolto e focus group per individuare i problemi organizzativi e gestionali.
- Mappatura e analisi dei processi coinvolti.
- Costruzione di interi sistemi su Notion (CRM, task e project manager, WIKI eccetera).
- Integrazione di Notion con altri strumenti e software utilizzati dal cliente, tramite le automazioni tra questi.
- Conoscenza di altri strumenti no-code da cui importare o esportare i dati per poi trasferirli su Notion.
- Valutazione di potenziali rischi e ideazione di un sistema sostenibile nel tempo.
- Registrazione di tutorial e documentazione da fornire al cliente.
- Formazione al team che utilizzerà lo strumento.
- Rimanere costantemente aggiornato sulle ultime novità del software, sempre numerose.
Seguendo questi passaggi fondamentali, un buon consulente Notion è in grado di portare il successo organizzativo in un’azienda.
Perchè rivolgersi ad un consulente Notion
Notion è uno strumento intuitivo e che si impara facilmente.
Molti business owners dopo aver preso confidenza con Notion, iniziano a gestire in autonomia il sistema con la convinzione di riuscire a crearne uno “abbastanza buono per la mia azienda”, da soli.
Senza l’esperienza e le conoscenze specifiche, il rischio è quello di progettare un sistema in modo non strategico e soprattutto, non sostenibile.
Valutare la sostenibilità del workspace, nonché determinare le tipologie di accessi e di account da pagare del team, è una delle attività chiave di un consulente. Molte aziende commettono l’errore di creare troppi database, duplicati, subpages e filtri non ben impostati per assicurare la privacy.
Un altro errore comune è quello di non comprendere a pieno i piani a pagamento dello strumento e ritrovarsi quindi con moltissimi membri nello spazio, per fatture da diverse migliaia di euro.
Tutti questi errori possono essere evitati però, se è un esperto ad agire.
Ma la componente di costruzione sostenibile e sicurezza, però, non è l’unica di cui tenere conto.
Il consulente Notion per un salto di qualità della tua azienda
Ammettendo che una persona abbia delle ottime competenze in materia Notion, la costruzione del sistema aziendale è solo la punta dell’iceberg. Prima di mettere mano allo strumento, infatti, è estremamente necessario partire dai processi, analizzarli e mapparli (attività mancante nella maggior parte delle PMI italiane), ascoltare le esigenze del team e fare uno studio di fattibilità in termini di spostamento di informazioni da un software all’altro.
L’import ed export di dati da un software di gestione all’altro è un’operazione estremamente delicata che, se non fatta con criterio e occhio esperto, può portare alla perdita di informazioni aziendali importantissime.
Inoltre, un consulente Notion ha il compito di supportare i membri del team nel passaggio da un software ad un altro, oppure dell’onboarding su Notion. Costruire il sistema perfetto che però non è adatto alle esigenze del team, non è l’obiettivo. L’obiettivo di una consulenza è quello di fornire lo strumento migliore, costruito in modo personalizzato sull’azienda e le esigenze del team.
Una digitalizzazione fatta senza un criterio, e soprattutto senza l’adeguata formazione, porta al burnout dei membri del team che non si sentiranno più a loro agio a lavorare su uno strumento e con metodologie che non conoscono.
Infine, l’ultimo aspetto rilevante è il fattore temporale. Un consulente Notion è esperto e rapido, sa esattamente dove andare e cosa fare. Per questo motivo nel 90% dei casi conviene fargli costruire il sistema piuttosto che provare ad allocare del tempo per imparare anche Notion, tra le mille cose da fare.
Affidati a dei consulenti Notion certificati per far decollare la tua azienda
In Paradygma, oltre ad essere consulenti certificati, siamo Ambassador di Notion e ci impegniamo quotidianamente ad aiutare le aziende ad ottimizzare i propri processi attraverso soluzioni innovative su Notion.
Applicando i passaggi e gli strumenti citati in questo articolo, abbiamo già aiutato moltissime aziende e liberi professionisti a decollare, non dovendosi più preoccupare del caos del loro business.
