Overview del caso studio
Bonnie Beauty è una startup innovativa che crea cosmetici personalizzati a seconda delle esigenze dermatologiche di ciascuno. Nata nel 2021, la startup aumenta l’efficacia dei prodotti per la cura della pelle presenti sul mercato attraverso il suo algoritmo con cui crea creme personalizzate per la cura di ogni tipo di pelle.
Tuttavia, Bonnie Beauty non è solo un’azienda di cosmetici, ma un movimento che mira a creare consapevolezza scientifica riguardo all’autocura e alle problematiche della pelle.
Gestire una startup di prodotto con Notion era diventata una sfida.
Il problema da cui siamo partiti
Bonnie deve gestire un algoritmo che permetta di formulare il prodotto migliore per la persona in base alle esigenze espresse, far produrre in laboratorio i cosmetici e distribuirli sia online che fisicamente.
Tutti questi passaggi creano una complessità che necessità di essere controllata, in particolare la componente del prodotto fisico: produzione, gestione ordini e resi, gestione e-commerce e distribuzione fisica.
Inoltre, questo tipo di flusso di lavoro richiede parecchia automazione che Alice e il suo team ci hanno chiesto per non perdersi nessun ordine.
L'obiettivo del progetto per gestire una startup di prodotto con Notion
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un sistema che permettesse al team di Bonnie di gestire a 360 gradi tutti questi aspetti, automatizzando il più possibile i processi e i flussi di lavoro, al fine di arrivare a scalare in futuro.
Il sistema, costruito interamente su Notion, doveva permettere una visualizzazione personale di task e progetti per ogni membro del team, tenere traccia dell’inventario, dei clienti e degli sprint di crescita della startup.
Raccolta delle esigenze del team
Come prima cosa siamo partiti dalle esigenze principali del team, espresse su una bozza di file che ci è stata condivisa proprio perché in una startup così early stage, spesso i processi non sono ancora chiari o definiti.
Strutturazione del sistema su Notion
In base alle informazioni raccolte, abbiamo costruito 5 database Master, ovvero i 5 database principali da cui poi saremmo andati a creare le viste. Database dei contatti, progetti, key results, inventario e task.
Questi 5 database sono stati inseriti in una sezione apposita con accesso limitato, chiamata “Database Source”.
Essi sono la struttura portante di tutto il sistema attorno al quale verte tutto il lavoro del team.
Gestione dei key results della startup
Come prima cosa abbiamo lavorato al database strategico dedicato ai key results. In base agli obiettivi della startup, infatti, si sarebbero attivati i progetti per raggiungere quegli stessi obiettivi.
Il database dei key results ha come proprietà lo status, il nome del key result, il progresso dello stesso in base al macro obiettivo e le macro task collegate.
Per questo database abbiamo creato un template apposito per far sì che non si debba partire da zero ogni volta che si inserisce un nuovo key result, ma ci sia già una struttura all’interno della pagina.
Gestione dei progetti e delle task della startup
Dopodiché siamo passati al database dei progetti. Per ogni progetto siamo andati a mappare diverse proprietà tra cui il progresso rispetto alle relative task e i key results collegati tramite relation.
Anche per il database progetti è stato creato un template apposito al fine di rendere più efficiente e veloce il lavoro.
Al database dei progetti abbiamo collegato quello delle task in una particolare visualizzazione kanban, preferita dal team rispetto a quella classica a tabella.
Abbiamo aggiunto delle viste come quella delle task fatte, la vista calendario in base al mese e alla settimana.
Il tutto è stato personalizzato anche con un comodo button in cima al database stesso che permettesse un inserimento facilitato delle task.
Gestione dell'inventario di una startup di prodotto
Successivamente, un aspetto di cruciale importanza è stato l’inventario.
All’interno di esso vengono mappati i prodotti, la quantità totale, quelli utilizzati e quelli che mancano, il supplier e quando sono stati consegnati.
Inoltre, la formula “Status” calcola in automatico in base alle quantità presenti e a dei parametri stabiliti a priori, se la merce è “in stock”, se “scarseggia” o se è “terminata”.
Ovviamente, tutti i record non vengono tracciati a mano.
Una complessa automazione fatta su Make.com riceve in input gli ordini che sono stati fatti su Shopify e aggiorna ogni singolo item del database. Questo per far sì che rimanga tutto sempre aggiornato e che l’errore umano non possa inficiare sulla qualità dell’output.
Personalizzazione della pagina principale
Infine, nella pagina principale del workspace di Bonnie, abbiamo creato una Personal Dashboard per chiunque del team che vi accedesse.
Tramite un filtro dinamico, infatti, solo l’account assegnato a quella task visualizzerà le informazioni di suo interesse.
Queste visualizzazioni sono mostrare in molteplici visualizzazioni: task del giorno, task dei prossimi 7 giorni, task completate. Ad ogni task è stata aggiunta la proprietà status e quella delle priorità.
Due comodi buttons, inseriti su richiesta del team, permettono di creare velocemente e con un solo click una task per il team o una task personale.
Modalità di collaborazione con il team interno
La collaborazione con il team di Bonnie è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e spesso asincrona, ma gestita secondo un processo ben specifico.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui il cliente può vedere da subito la costruzione in progress e commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
Dopodiché abbiamo messo a disposizione del team di Bonnie una dashboard in cui inserire le richieste settimanalmente che noi svolgevamo man mano.
Siamo stati inseriti nel canale Telegram apposito così da poterci interfacciare facilmente e in modo immediato con i collaboratori coinvolti nella creazione del sistema su Notion.
Invece di organizzare tante call per la spiegazione di ogni minima modifica al workspace, prediligiamo un approccio asincrono e più agile.
Massimo un paio di volte a settimana, venivano condivisi dei video-rilasci di pochi minuti che aggiornavano il team sulle ultime modifiche eseguite allo spazio di lavoro.
Video che i collaboratori potevano visualizzare quando meglio riuscivano e fare domande anche in un secondo momento una volta testata la soluzione.
Infine, per gli aspetti cruciali e come approfondito aggiornamento periodico per la raccolta delle domande, sono state organizzate delle brevi call di allineamento.
Il risultato della creazione di un sistema su Notion per la gestione di una startup di prodotto
Grazie al nostro intervento ora il team di Bonnie può fare affidamento su un sistema efficiente e completamente automatizzato per gestire interamente il complesso flusso di lavoro della startup di prodotto.
