Gestione dell'attività di un investitore immobiliare con Notion
Overview del caso studio
Antonio Romeo è un investitore immobiliare che deve gestire la complessità di questo particolare settore. Nel settore immobiliare, infatti, esistono molti stakeholders e diversi aspetti di cui tenere conto: notai, banche, immobili, agenzie, agenti, aste, documenti e via dicendo.
Gestione dell’attività di un investitore immobiliare con Notion, è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Avendo da gestire la compravendita di immobili i rapporti con i diversi stakeholders del settore immobiliare, nonché i progetti e le attività legate all’immobile acquistato, Antonio necessitava di un sistema di gestione a 360 gradi di questa sua attività.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di calcolo del valore degli immobili in base a specifici parametri dettati dal settore immobiliare, insieme alla gestione di scadenze e informazioni fondamentali riguardo gli immobili.
Inoltre, vi era l’esigenza che per ogni immobile, si potesse gestire in modo ottimale il progetto relativo legato alla sua ristrutturazione, mantenimento, affitto o vendita.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire una serie di database principali, collegati tra loro e con diverse viste in apposite sottosezioni operative del sistema.
Analisi dell’attività da investitore immobiliare
Come prima cosa siamo partiti dal capire a fondo il business dell’investitore immobiliare, con tutte le sue particolarità. Per farlo abbiamo organizzato una call strategica di kick off in cui Antonio ci ha raccontato ogni dettaglio e abbiamo analizzato lo spazio di lavoro su Notion che lui stesso aveva iniziato ad usare.
In base alle informazioni raccolte, abbiamo iniziato a costruire una serie di database fondamentali: immobili, comuni, contatti documenti, attività, progetti.
Una serie di proprietà specifiche per ciascun database andavano ad arricchire le informazioni in possesso di Antonio. Nelle immagini sotto, ad esempio, è possibile visualizzare alcune proprietà che tramite formule e parametri gestiscono in automatico status e scadenze relative agli immobili.
La stessa minuziosa analisi è stata fatta anche per tutti gli altri database. Nelle immagini sotto è possibile visualizzare il database Comuni e dei Contatti con le loro specifiche proprietà da tracciare.
Testing da parte del cliente e miglioramenti durante il progetto
Già dopo i primi sviluppi, ci siamo accorti che quei 6 database iniziali non erano più sufficienti. Erano necessari nuovi raccoglitori di dati per gestire informazioni molto diverse tra loro. Questi sono i database stime, zone e agenzie.
Il database delle stime ha lo scopo di essere un raccoglitore di particolari formule che, una volta compilati numerosissimi parametri per ogni singolo immobile, restituisce il valore dell’immobile e altri coefficienti.
Le formule sono state fornite dal cliente stesso essendo una conoscenza specifica del suo settore che già utilizzava prima di avere un sistema su Notion.
Creazione di template per automatizzare
In ottica di rendere sempre più efficiente il lavoro di Antonio, e visto che le informazioni da mappare sono quasi sempre le stesse, abbiamo creato dei template dettagliati per alcuni database.
Il database degli immobili, ad esempio, presenta il template “Nuovo immobile” con all’interno i pulsanti per aggiungere agenzia, comune, contatti, le immagini eccetera.
L’aspetto interessante è l’aver inserito delle viste filtrate su quello specifico immobile per tutti gli altri database che contengono informazioni sull’immobile stesso.
Il filtro dinamico basato sulla relation del database immobili stesso, permette di filtrare solo le informazioni ad esso legate.
Da questa unica scheda, infatti, Antonio può gestire l’immobile, le sue informazione, le stime, i documenti e i contatti ad esso legati senza perdere nessuna informazione e senza dover passare da una scheda all’altra.
All’interno della scheda è possibile gestire, inoltre, tutte le task relative, mostrandole in diverse viste per comodità.
Viste personalizzate dei database nelle sezioni operative
Per non operare all’interno delle fonti dei database, operazione che sconsigliamo sempre, abbiamo creato 5 sezioni operative in cui Antonio può lavorare ogni giorno. Queste sono: immobili, comuni e zone, attività, progetti, portale affari e documenti.
Nella sezione “progetti” è possibile gestire i progetti che scaturiscono dall’acquisto degli immobili grazie ad apposite viste, come ad esempio, le attività da fare suddivise per progetto.
Grazie alla vista GANTT è possibile visualizzare graficamente la durata complessiva del progetto per ogni immobile, con eventuali sotto progetti.
Nella sezione “immobili”, invece, abbiamo creato delle particolari viste per poter controllare da più prospettive diverse le stesse informazioni.
Le stime possono essere effettuate secondo 4 parametri per i quali abbiamo creato delle apposite viste a tabella che mostrano solo ed esclusivamente le proprietà interessanti: portale immobiliare, portale borsino, metodo online, metodo coefficienti.
La pipeline ottenuta con la kanban view permette di mostrare lo status della valutazione dell’immobile.
Il raggruppamento della default view in base al comune di appartenenza permette di avere una vista più chiara sulla divisione per zone degli immobili.
Come accennato, per ogni database abbiamo usato delle proprietà estremamente personalizzate e funzionali per l’attività di Antonio come, ad esempio, gli status delle sue visite agli edifici.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con Antonio è stata molto semplice, anche dovuta al fatto che non dovevamo ricevere i feedback da un intero team bensì da una sola persona.
All’inizio di ogni nostra collaborazione, abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress che può commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
Abbiamo poi creato un gruppo Telegram in cui aggiornarci per le questioni più rapide mentre i video rilasci settimanali venivano inviati via mail. Infatti, invece di organizzare molte call per la spiegazione di ogni minima modifica al workspace, prediligiamo un approccio asincrono e più agile. Una volta a settimana, venivano condivisi dei video-rilasci di massimo 5 minuti che lo aggiornavano sulle ultime modifiche eseguite allo spazio di lavoro.
Infine, per gli aspetti cruciali e come approfondito aggiornamento periodico per la raccolta delle domande, sono state organizzate delle brevi call di allineamento quando il cliente le desiderava.
Il risultato del progetto di creazione di un sistema di gestione per un investitore immobiliare
Grazie alla costruzione di database tailor-made, ben collegati tra loro e con specifiche proprietà che mappavano ogni aspetto rilevante, Antonio Romeo ha ottenuto un sistema relativamente semplice per poter gestire al meglio la sua attività e non perdersi alcun dettaglio.
