Overview del caso studio
I check di L è un’impresa di pulizie di Firenze che si occupa principalmente della pulizia di case in affitto breve nel capoluogo toscano.
Creare una dashboard di gestione per un’impresa di pulizie è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Organizzare l’attività di un’impresa di pulizie, non è semplice: gestione del personale, gestione delle pulizie quotidiane, gestione del conteggio ore, del rapporto con i proprietari delle case e via dicendo.
Questa attività veniva principalmente svolta a mano, su carta, ogni giorno dal personale non troppo avvezzo alla tecnologia. Tuttavia, questo sistema non era efficiente e spesso portava a grossolani errori umani.
Nonostante il processo fosse ben definito da tempo, andava organizzato in un sistema digitale efficiente e che permettesse una maggior efficienza con il minor sforzo.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un sistema efficiente e ben interconnesso che permettesse al team di gestire tutto il processo di pulizia e conteggio ore, in modo semplice e ottimizzato anche per persone poco avvezze alla tecnologia.
Analisi del processo di un’impresa di pulizie
Insieme al cliente siamo dapprima andati a mappare il processo completo, già molto definito e sufficientemente semplice. La mappatura è avvenuta testualmente.
La mappatura andava a mettere per iscritto l’esatto processo nel dettaglio che il team portava avanti da tempo e che aveva ormai efficientato alla perfezione.
Costruzione del sistema di gestione per un’impresa di pulizie su Notion
Una volta individuati i database principali, questi sono stati costruiti su Notion nell’apposita sezione “Database sources” che, come sempre, è riservata alle sole sorgenti dei database portanti del sistema. In questo caso i database sono pochi e semplici: pulizie, appartamenti e persone.
Sin da subito tutti i database sono stati collegati tra loro tramite relations e rollup per facilitare il passaggio delle informazioni nel flusso di lavoro. In particolare, il database pulizie e il database appartamenti, sono strettamente collegati tra loro.
Per ogni database, inoltre, è stato creato un apposito template con all’interno tutte le informazioni necessarie. Essendo i collaboratori poco avvezzi alla tecnologia, la pagina doveva essere semplice e che contenesse tutte le informazioni necessarie.
Per il template “nuova pulizia”, ad esempio, è possibile trovare i semplici pulsanti di attivazione e disattivazione del timer, i dettagli dell’appartamento, la checklist delle cose da fare e la possibilità di caricare video e foto.
Al collaboratore basta aprire la pagina dal cellulare per poter controllare tutto.
Per quanto riguarda il template degli appartamenti, invece, all’interno si trovano tutte le informazioni dell’appartamento, le sue peculiarità e un database dinamico che tiene traccia dello storico di tutte le pulizie avvenute in quell’appartamento.
Com’è possibile vedere, le proprietà inserite nel database sono molto precise per venire incontro alle esigenze dell’attività. Il nome della nuova pulizia è l’unione della tipologia di pulizia sotto forma di etichetta e l’ID univoco dell’item, reso possibile grazie ad una formula.
Creare un sistema di conteggio ore preciso per I check di L
Una delle componenti più importanti dell’attività di un’impresa di pulizie è il conteggio delle ore. Questo serve sia a pagare in modo corretto i collaboratori, sia fatturare correttamente ai clienti, ovvero i proprietari delle case.
Abbiamo quindi creato un sistema di proprietà tra loro collegate, e formule, che andassero a calcolare le ore spese.
Al singolo collaboratore bastava inserire la data e ora di inizio, oppure cliccare sull’apposito pulsante all’interno del template e iniziare a fare il suo lavoro.
Una volta terminato, cliccava il pulsante di termine del timer, sempre all’interno della pagina della pulizia e il database faceva tutto il resto.
Cliccando i pulsanti, venivano compilate le apposite proprietà di data e ora inizio, una formula poi comunicava la durata totale in ore e minuti. Infine, una proprietà “status” cambiava live a seconda che la pulizia fosse iniziata, in corso, oppure terminata, segnalandolo con un semaforo.
Il conteggio delle ore acquisiva di significato soprattutto nell’apposito pannello di gestione riservato al titolare.
In questo pannello è possibile avere una gestione generale di tutti gli appartamenti, le pulizie della settimana e quelle del mese, nonché i clienti e i dipendenti.
In particolare, nella pagina di gestione dei dipendenti, è possibile visualizzare le pulizie divise per operatore e per mese, così da sapere esattamente quanto pagare il singolo dipendente ogni mese.
Dashboard di gestione personalizzata per ogni singolo dipendente
Una delle necessità principali che il cliente ci ha espresso è quella di far si che ciascun collaboratore, appena entrato nel sistema, abbia già una visione chiara, pulita e personalizzata di quello che deve fare.
Ecco dunque che tramite dei giochi di filtri dei database creati, ogni dipendente potesse usufruire di questa dashboard di gestione semplificata.
Come prima cosa, quindi, il dipendente avrebbe visto le sue pulizie del giorno e subito sotto le sue dell’intera settimana. Cliccando su ogni card, avrebbe aperto il template visualizzato in precedenza, contenente tutte le informazioni necessarie.
Infine, avrebbe potuto visualizzare lo storico delle pulizie del mese così da avere un riassunto di quanto fatto, ed essere sempre al corrente delle prossime paghe.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con i Check di L è stata molto semplice e lineare in quanto ci siamo interfacciati solo con il titolare che aveva già le idee ben chiare. Gli aggiornamenti avvenivano tramite rilascio di video tutorial e call di allineamento.
Come all’inizio di ogni nostra collaborazione, abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress che può commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
è stato importante creare un tutorial semplice, e soprattutto, da cellulare, per i collaboratori che avrebbero poi usato quella visualizzazione.
Il risultato del progetto di creazione di un sistema di gestione per un’impresa di pulizie
L’impresa di pulizie ha beneficiato del sistema custom costruito. Grazie ad un’attenta analisi iniziale, la costruzione meticolosa di appositi database e viste, ora il team ha un sistema di gestione efficiente che può utilizzare per gestire al meglio la propria attività di pulizie di case vacanza.
