Calcolatore d’offerta con Notion per il settore industriale
Overview del caso studio
L’azienda cliente è tra i principali produttori a livello mondiale di attrezzature di serraggio per macchine utensili di tornitura e fresatura. Nata 75 anni fa, ha sedi in tutto il mondo e conta circa 1000 dipendenti.
Dovendo gestire una vasta rete commerciale responsabile della vendita di macchinari industriali complessi, l’azienda deve gestire al meglio le offerte, utilizzando i giusti strumenti. Creare un calcolatore d’offerta con Notion per il settore industriale è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
In passato l’azienda cliente ha sempre calcolato e presentato le offerte con un template Excel, poco intuitivo, ma soprattutto poco accattivante.
Inoltre, l’azienda non possedeva un vero e proprio portale con tutte le offerte e l’archivio degli agenti con relativi dati per ciascuno.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato quello di migliorare il sistema di creazione delle offerte dell’azienda, processo già ben rodato, aggiungendo un pannello di gestione migliorato, su Notion.
Notion è stato scelto come strumento in primis dal cliente a cui piaceva particolarmente la grafica e l’intuitività del prodotto.
Il processo di lavoro
Come prima cosa siamo partiti dal processo di creazione delle offerte, ormai standard da anni in un business tradizionale come quello dell’azienda cliente in questione.
Inoltre, abbiamo compreso gli attori in gioco che andavano considerati: agenti, clienti, offerte commerciali, macchine utensili ed elementi processati (ovvero l’unione delle macchine e delle offerte).
Abbiamo quindi creato le strutture portanti del sistema, ovvero le sorgenti dei database principali.
Dopodiché abbiamo creato diverse sotto pagine funzionali all’utilizzo del sistema da parte delle persone.
Utilizzo delle viste di database utili a strutturare l’offerta
La prima pagina che è stata strutturata è quella della gestione degli agenti. Al suo interno si trova una classica vista di default e una a galleria che permette di vedere meglio anche i volti degli agenti.
All’agente vengono collegate anche le offerte, i clienti e gli elementi processati tramite proprietà relation. Una vista apposita permette di vedere le offerte raggruppate per agente.
Sono state inoltre create 4 proprietà che permettono di calcolare per ciascun agente: fatturato per offerta, fatturato medio, fatturato minimo e fatturato massimo.
Anche per la pagina gestione clienti è stata creata una struttura analoga: una vista a tabella di tutti i contatti clienti con relativo agente, offerta in corso e fatturato totale, e una vista delle offerte raggruppate per singolo cliente.
Per le macchine utensili è stata creata una pagina con una sola vista di database a galleria al fine di mostrare in modo chiaro le immagini dei prodotti. Per ogni prodotto è stato collegato l’elemento e l’offerta corrispondente.
Infine, anche per gli elementi processati è stato creato un archivio con visualizzazione a galleria che mostri subito graficamente il prodotto con cui si ha a che fare.
Creazione delle offerte con il nuovo calcolatore Notion
Il fulcro di tutto il sistema è tuttavia il portale delle offerte per il quale è stata creata una pagina apposita.
Questa contiene una sola vista di database in formato tabellare dove è possibile visualizzare il nome in inglese, il numero dell’offerta e tutte le relation con gli altri database. In un secondo momento vedremo le ultime due proprietà del Google Doc.
L’aspetto più importante di tutto il sistema è il template delle offerte.
Al termine del template vi è il cuore dell’offerta, ovvero tutti i calcoli che permettono di far uscire il prezzo finale. Nell’immagine sottostante è possibile vedere solo alcune delle proprietà complesse che permettono di svolgere tutti i calcoli necessari.
Monitoraggio delle offerte e creazione di grafici report del sistema
Un aspetto molto importante per il cliente è quello di tener monitorati i numeri e l’andamento del business. Per questo motivo, quando ancora non erano disponibili i grafici in Notion, abbiamo creato dei report dinamici tramite automazione.
Nell’apposita sezione analytics abbiamo inserito le statistiche del fatturato, le informazioni raggruppate sotto forma di scheda e anche sotto forma di grafico che si aggiorna in automatico.
Infine, l’ultima implementazione che abbiamo fatto in termini di pagine è stata quella dell’archivio delle offerte storiche in modo tale che potesse rimanere tutto a sistema e tracciato a dovere
L’ultimo grande problema da risolvere: l’esportazione delle offerte in PDF
Una volta costruito tutto il sistema, questo funzionava perfettamente, rimaneva solo un ultimo problema da risolvere.
Le offerte dell’azienda cliente sono sempre state mostrate in file PDF, ovvero l’export dell’Excel. Il cliente voleva allo stesso modo un PDF anche della pagina Notion che però è notoriamente non all’altezza della versione originale sul software.
Nell’immagine qui sotto un esempio di un’offerta esportata con Notion:
Essendo il file chiaramente impresentabile, abbiamo dovuto trovare un’altra soluzione.
Abbiamo trovato il modo passando tramite un’automazione di Make che permettesse, cliccando il semplice pulsante “Genera Google Doc” dal database offerte, di generare un pdf del documento, molto più presentabile.
L’automazione poi generava in automatico anche il link del file che caricava nel database offerte.
Questo è il risultato finale ottenuto:
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il responsabile dell’azienda è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e continuativa. In particolare abbiamo svolto molte call di allineamento per rivedere e migliorare il sistema ogni volta, affrontando insieme eventuali richieste e problematiche.
Il progetto si è svolto in modo lineare durante i tre mesi di collaborazione.
Modalità di collaborazione
Creare un calcolatore d’offerta innovativo con Notion per una realtà con un business molto tradizionale come quello dell’azienda in questione non è stato di certo semplice, ma sfidante al punto giusto.
Il cliente ha ottenuto un nuovo calcolatore d’offerta, più efficiente e accattivante da presentare ai suoi clienti.
Inoltre, ha ottenuto un sistema di gestione di agenti e clienti, degli archivi ordinati delle macchine e dei report riguardanti l’attività, tutto in un unico posto.
Riteniamo questa collaborazione un grande successo sotto tutti i punti di vista.
