Overview del caso studio
Parole Insieme è un istituto d’istruzione che conta un team con esperienza nel campo dell’apprendimento sempre in formazione, con un’attenzione particolare ai Disturbi Specifici dell’Apprendimento e ai Bisogni Educativi Speciali. I loro interventi sono finalizzati ad acquisire una motivazione allo studio positiva e alla sperimentazione di nuove strategie/strumenti di apprendimento.
Il team di Daniele si ritrova a gestire ogni anno scolastico centinaia di ragazzi con età e bisogni diversi, i loro genitori e le risorse ad essi assegnati, come, ad esempio, gli stessi tutor facenti parte del team.
Quando abbiamo preso in mano il progetto, il team teneva aperte mediamente 6-7 tab del computer per gestire una sola attività.
Gestire un istituto d’istruzione con Notion, in modo efficiente e organizzato, è l’obiettivo di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Parole Insieme gestiva il proprio lavoro con diversi strumenti, in particolare con la suite di Google e WhatsApp.
Non abbiamo uno screen di come si presentava il Calendar di Parole Insieme per questione di privacy, tuttavia basta immaginare un mosaico di colori ed eventi uno sopra l’altro che occupavano ogni singolo spazio disponibile del calendario.
Non vi era un processo ordinato e un sistema definito per organizzare le centinaia di ragazzi e le loro necessità, il rapporto con i genitori, i tutor e gli appuntamenti. Era necessario il prima possibile maggiore ordine, ed è qui che siamo entrati in gioco noi.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di mettere ordine e creare un nuovo sistema totalmente da zero, come strumento abbiamo scelto Notion e, come si vedrà dal proseguimento del caso studio, lo abbiamo collegato ad altri tool tramite apposite automazioni.
Analisi del processo principale
Come prima cosa siamo partiti dal processo principale di ingresso di un nuovo ragazzo da seguire che in Parole Insieme era già ben definito, lo abbiamo mappato su Figma.
Il processo è lungo, ma abbastanza lineare. Esso si divide in 3 fasi principali: conoscenza, prova e tutoraggio.
Descrivendolo brevemente:
- Arriva una richiesta di assistenza su uno dei canali di input, si organizza un incontro conoscitivo.
- Se il ragazzo vuole proseguire, si organizza un vero e proprio incontro di prova dove si presenta il tutor di riferimento, in questa sede veniva compilata tutta una serie di documenti su diversi tool.
- A quel punto se il ragazzo vuole ancora continuare, viene firmato un contratto con i genitori e si parte con l’attività vera e propria che consiste nel fissare una serie di incontri con cadenza fissa.
Come detto, il processo è di per sè lineare, ma quello che succedeva dietro le quinte a livello di strumenti era parecchio caotico: creazione di appuntamenti su Calendar, creazione di account Drive del ragazzo, invio di messaggi manuali su Slack e Whatsapp, creazione di un’utenza su Monday e via dicendo.
Costruzione del nuovo sistema Notion di Parole Insieme
Partendo da questo processo abbiamo iniziato a costruire il sistema su Notion, partendo proprio dalle sorgenti dei database principali.
Il database dei ragazzi contiene tutte le generalità degli studenti e il loro status in merito al percorso con Parole Insieme.
Il database dei ragazzi contiene anche un importante template che si arriva ogni volta che viene aggiunto un nuovo studente.
Al suo interno vi sono organizzate diverse pagine di lavoro e una vista del calendario delle auto osservazioni. Prima queste venivano caoticamente inserite in ogni evento di Calendar, ora sono organizzate in un’unica scheda ragazzo.
Il database degli eventi è di fondamentale importanza perchè contiene tutti gli appuntamenti dei ragazzi con data e relations ai database dei documenti e a quello dei ragazzi. Tutte le informazioni sono sempre collegate tra loro.
Le proprietà di questo database sono tante e tutte volte ad una maggior organizzazione e automazioni, così come i rollup e le relazioni con altri database permettono di collegare tra loro le informazioni.
Il database delle task, come intuibile, permette allo staff di Parole Insieme di tenere traccia di tutte le attività da fare e relative scadenze in modo preciso.
Esso contiene le classiche proprietà”assegnatario”, “deadline”, “status” eccetera. In più, è collegato al database ragazzi ed eventi.
Infine, il database “facilitatori” permette di avere un archivio di tutti gli strumenti che i ragazzi posso utilizzare per facilitare loro lo studio.
Creazione delle sezioni per la gestione delle varie aree
Come da best practice, è necessario evitare di lavorare sulle sorgenti dei database. Per questo motivo abbiamo creato una serie di subpages del sistema Notion per tenere ordinati questi aspetti.
All’interno della sezione “gestione studenti”, vi è una kanban board che rende chiaro lo status degli stessi in termini di percorso con Parole Insieme.
All’interno della stessa pagina, poco sotto, vi sono ulteriori viste del database ragazzi filtrate su quelli in status di conoscenza o in prova, chi ha concluso il percorso e chi invece lo sta ancora seguendo.
All’interno della pagina di gestione dei tutor, i tutor di Parole Insieme possono controllare gli eventi in corso e assegnarli.
All’interno della pagina assegnazione tutor e profilo studente, invece, vi sono diverse viste che permettono di gestire al meglio il rapporto tra tutor e studente. Ad esempio viene specificato il tipo di supporto che lo studente ha in classe, i membri dell’equipe di Parole Insieme che lo stanno seguendo eccetera.
La sezione task manager permette di gestire le attività da fare tramite diverse viste. Una prima vista è quella delle task non ancora assegnate a qualcuno.
Ulteriori viste sono state create per avere una maggior chiarezza delle informazioni, ad esempio, la vista a kanban in base allo status e raggruppata per assegnatario.
Ulteriori sezioni aggiunte per la gestione dell’istituto d’istruzione
Oltre alle sezioni principali, abbiamo aggiunto ulteriori pagine per migliorare ancora di più la gestione.
All’interno della sezione procedure, ad esempio, abbiamo mappato i processi principali e riportate tutte le informazioni da conoscere, funge da vero e proprio knowledge base.
Infine, abbiamo creato una pagina di dahboard personale di ciascun tutor. Non abbiamo dovuto creare una pagina diversa per ciasuno, bensì è bastato inserire il filtro dinamico “me” per ogni vista di database, questo permette di mostrare solo le informazioni che interessano l’account che entra in quel momento nella pagina.
Proprio per questo motivo, entrando con l’Account Paradygma non viene visualizzato nulla: non essendo noi tutor, non ci è stato assegnato nulla.
Sempre all’interno della stessa dashboard, abbiamo aggiunto anche la sezione le mie task con diverse viste di database a disposizione.
Le automazioni del sistema di gestione per l’istituto d’istruzione
L’impatto più grande sul lavoro del team di Parole Insieme, tuttavia, non è stato generato dal sistema su Notion, bensì dalle automazioni che abbiamo collegato.
Il team di Parole Insieme spendeva un sacco di tempo, e quindi di caos, in task manuali e ripetitive che venivano eseguite per ogni singolo ragazzo e per ogni singolo incontro.
La prima automazioni che abbiamo creato è quella delle mail che su Make si presenta così:
Prima del nostro arrivo, una volta che avveniva un incontro con un ragazzo, i tutor si limitavano copiare e incollare gli appunti dell’incontro (inseriti all’interno delle note del calendario e in modo completamente destrutturato) in una mail inviata a mano ai genitori.
Grazie all’automazione, abbiamo semplificato il tutto.
Per ogni evento che si ha con un ragazzo, presente su Calendar, si crea in modo analogo l’evento all’interno del database Notion che si trova in ciascuna scheda studente. Aprendo questa pagina di database, si trova una struttura ordinata e definita (generata in automatico) dove inserire gli appunti. Quando si desidera inviare la mail ai genitori del ragazzo, sarà sufficiente cliccare sul pulsante “invia mail” e una mail automatica verrà inviata ai genitori con tanto di link della pagina di auto osservazione corretta.
La seconda automazione riguarda la creazione degli eventi.
Daniele e il suo team programmano gli eventi dei ragazzi con un certo anticipo, si tratta di eventi per 200-300 ragazzi programmati con 3-4 mesi di anticipo quindi ogni giorno c’è una grande mole di eventi da creare.
Questo si può fare a mano, su Calendar tramite il pulsante “Duplica”, su Notion non era così immediato. Per questo motivo abbiamo creato un’automazione che permette, grazie ad uno script di codice, di creare in automatico molteplici eventi tramite il click di un pulsante.
Dopo aver inserito alcune variabili specifiche (frequenza, data di fine formazione, stanza zoom eccetera), all’interno della scheda evento del database Notion, cliccando sul pulsante “programma”, l’automazione partirà creando gli eventi per ogni settimana.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Parole Insieme è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e molto frequente. In particolare abbiamo svolto qualche call di allineamento con il team e abbiamo adottato il sistema di ticketing interno a Notion.
Come all’inizio di ogni nostra collaborazione, abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Il risultato della creazione del sistema di gestione per l’istituto d’istruzione
Il team di Daniele aveva un problema importante e a tratti debilitante per l’attività poiché il tempo necessario per lo svolgimento delle attività era davvero elevato.
Grazie al nostro intervento ora il team di Parole Insieme ha un sistema efficiente, organizzato e automatizzato.
Come Daniele stesso ci ha detto: “non tornerei mai indietro”, e questo per noi è un grande successo!
