Il sistema digitale per rendere scalabile una startup fintech
Overview del caso studio
Una startup fintech in fase stealth, al momento del nostro intervento, stava muovendo i primi passi. Il referente principale si trovava di fronte alla classica sfida di ogni nuova impresa: costruire da zero un sistema organizzativo solido che potesse supportare la crescita futura del team.
Non c’erano processi disorganizzati da sistemare o strumenti legacy da sostituire. Il problema era diverso e in un certo senso più complesso: il caos del foglio bianco.
Il founder aveva bisogno di fondamenta digitali che permettessero di far crescere la startup in modo strutturato, portare a bordo nuove persone e garantire che chiunque entrasse nel team trovasse uno spazio ben organizzato in cui lavorare.
Ci ha contattati con un obiettivo chiaro: creare un sistema su Notion che fosse solido ma flessibile, pronto per essere personalizzato man mano che le esigenze si sarebbero evolute.
Il problema da cui siamo partiti
Quando una startup è in fase stealth, ogni decisione organizzativa conta. Non si tratta solo di mettere ordine: si tratta di gettare le basi per una crescita sostenibile.
Il team si trovava a fronteggiare sfide concrete:
- Paralisi del foglio bianco: partire da zero significa non avere punti di riferimento, strutture o processi già definiti.
- Blocco alla crescita: impossibile portare nuove persone nel team senza uno spazio organizzato in cui farle lavorare.
- Tempo prezioso: ogni ora spesa a “sistemare le cose” internamente era un’ora sottratta al product e al business.
- Complessità delle aree: 4 aree distinte da gestire (leadership, product, growth, operations) con esigenze verticali specifiche.
- Privacy e segmentazione: necessità di un’area privata per hiring e fundraising, separata dal resto del team.
- Visione frammentata: serve sia granularità (ogni area per sé) che visione d’insieme (analytics e overview trasversale).
- Sostenibilità nel tempo: il sistema doveva essere autosufficiente, senza bisogno di supporto tecnico continuativo.
Il risultato? Un freno alla velocità di esecuzione e il rischio di costruire su fondamenta fragili che avrebbero creato problemi più avanti.
La soluzione proposta
Abbiamo progettato un ecosistema completo su Notion strutturato per aree verticali, flessibile e pronto per scalare insieme alla startup.
Come sempre, siamo partiti dai processi. Durante la prima call di kick-off abbiamo mappato le necessità del team, identificando le 4 aree principali del business e i relativi workflow.
Architettura a 4 aree verticali
Abbiamo strutturato il workspace Notion attorno a 4 macro-aree:
- Leadership: spazio privato del founder per hiring, fundraising e gestione strategica
- Product: area per la roadmap, feature e sviluppo
- Growth: marketing, sales e metriche di crescita
- Operations: processi operativi, amministrazione e team management
Ogni area è stata progettata come un compartimento verticale con i propri database, viste e workflow, ma con la possibilità di avere visibilità trasversale quando necessario.
Sistema di filtri dinamici intelligenti
Il cuore del sistema è rappresentato dai filtri dinamici che permettono a ogni membro del team di visualizzare solo le informazioni rilevanti per la propria area di competenza.
Grazie a questo meccanismo:
- Ogni persona vede automaticamente i task, i documenti e i progetti assegnati alla sua area
- Le informazioni sono segmentate per ruolo e responsabilità
- Le dashboard si aggiornano in tempo reale in base ai tag e alle proprietà dei database
Area privata per hiring e fundraising
Una delle richieste chiave era avere uno spazio riservato per gestire candidati, investimenti e informazioni sensibili.
Abbiamo creato una sezione della Leadership area completamente privata, accessibile solo a lui, dove centralizzare:
- Pipeline di hiring con tracking dei candidati
- Stato delle conversazioni con investitori
- Documenti riservati e materiali sensibili
Dashboard centralizzate con visibilità trasversale
Nonostante la segmentazione verticale, abbiamo integrato dashboard di controllo che permettono una visione d’insieme:
- Analytics aggregate per area
- Overview dei progetti attivi
- Timeline e milestone trasversali
- Metriche chiave di performance
Il sistema bilancia perfettamente la granularità operativa con la visione strategica.
Pre-mappatura dei processi di onboarding
Abbiamo collaborato con il team per definire e documentare i processi di onboarding che sarebbero serviti per i futuri membri del team.
Questo ha incluso:
- Template di onboarding per ruolo
- Checklist e materiali formativi
- Wiki interna con SOP e best practices
- Strutture pronte per accogliere nuove persone
Database interconnessi e relazionali
Abbiamo costruito una rete di database interconnessi che rappresentano il cuore operativo:
- Database progetti collegati alle aree
- Database task con assegnazioni e priorità
- Database documenti categorizzati
- Database contatti (candidati, investitori, partner)
Ogni database è progettato per essere facilmente estendibile e personalizzabile.
Stack tecnologico utilizzato
| Strumento | Funzione |
|---|---|
| Notion | Piattaforma centrale per database, wiki, dashboard e collaborazione |
| Figma | Mappatura processi in fase di discovery |
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team della startup è stata intensa e iterativa, proprio perché stavamo costruendo tutto da zero.
Il progetto si è sviluppato in 2 mesi con questo approccio:
- Call di kick-off strategica (90 minuti): mappatura delle 4 aree, identificazione dei workflow principali e definizione dello scope.
- Creazione della roadmap di progetto: uno spazio Notion condiviso dove il team poteva seguire l’avanzamento in tempo reale.
- Sviluppo iterativo: costruzione incrementale con feedback continui da parte del team.
- Sessioni di allineamento: call e aggiornamenti scritti per validare le scelte e implementare richieste di personalizzazione.
- Formazione e documentazione: rilascio di tutorial video, SOP e knowledge base per rendere il team completamente autonomo.
L’interazione costante è stata fondamentale: stavamo plasmando il sistema in base alle esigenze che emergevano strada facendo, mantenendo sempre il giusto equilibrio tra struttura e flessibilità.
Il risultato ottenuto con il sistema digitale
In soli 2 mesi, la startup è passata dal foglio bianco a un sistema operativo completo, scalabile e autosufficiente.
Oggi il team lavora su fondamenta solide:
- 15+ ore risparmiate al mese rispetto a un tentativo di costruzione fai-da-te del sistema.
- 3x più veloce l’onboarding di nuovi membri del team grazie a processi documentati e template pronti.
- 100% di autonomia operativa: il team gestisce e personalizza il sistema senza bisogno di supporto esterno.
- Scalabilità illimitata: il sistema è pronto per crescere da 5 a 50+ persone senza ristrutturazioni.
Altri risultati concreti:
- Visibilità totale sulle 4 aree del business con dashboard in tempo reale.
- Privacy garantita per informazioni sensibili su hiring e fundraising.
- Flessibilità assoluta: ogni area può essere personalizzata senza impattare le altre.
- Base solida per integrazioni future con tool esterni quando necessario.
