Costruzione di un sistema di gestione per un’agenzia di contenuti
Overview del caso studio
Chupito è un’agenzia di comunicazione specializzata nei video social brevi, chiamati “shorts”. Aiuta quindi le aziende a crescere il loro business sui social tramite video per piattaforme come Instagram, TikTok e YouTube Shorts.
Chupito ha decine di clienti con cui regolarmente girano i video, li montano, li pubblicano e gestiscono anche i loro social. La mole di informazioni da seguire è enorme e senza un unico sistema di gestione efficiente, queste vengono perse.
Come ogni agenzia di creazione contenuti e gestione social, gli aspetti da gestire sono moltissimi: anagrafiche clienti, progetti, contenuti, programmi di shooting eccetera, per tanti clienti ogni anno. Per questo motivo Chupito ha iniziato ad utilizzare Notion.
Il problema di questo precedente sistema Notion è che non è completo, centralizzato e di reale al supporto al team. Inoltre, il processo principale dell’ingresso e gestione del progetto cliente presentava diversi colli di bottiglia.
Creare un intero sistema di gestione per un’agenzia di contenuti con Notion e rivedere il processo principale è l’obiettivo di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Il problema da cui siamo partiti era semplice: Chupito voleva un sistema creato ad hoc per loro, per un’agenzia innovativa quale sono, e non standardizzato per tutto il settore.
A livello pratico però la questione non era banale: costruire un intero gestionale su Notion, completamente personalizzato ed efficiente. Nonché istruire il team, abituato ad un altro approccio, riguardo il nuovo sistema e processo.
Siamo quindi intervenuti per fornire al team un sistema innovativo e rivoluzionario per il loro lavoro.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un nuovo sistema Notion per avere una gestione centralizzata, personalizzata e organizzata di molte attività dell’agenzia, a 360 gradi.
Il processo di lavoro
Come prima cosa siamo partiti dal processo principale dell’agenzia, dall’arrivo del nuovo cliente fino alla creazione dei contenuti, e lo abbiamo mappato.
Come detto in precedenza, il processo prevedeva alcuni colli di bottiglia e ridondanze come, ad esempio, “copiare i contenuti dalla strategia al piano editoriale duplicandoli dentro Notion”.
Lo abbiamo quindi mappato “as is” per poi andare a sciogliere ogni nodo ed efficientarlo.
Strutturare le fonti dei database: la base del progetto
Partendo da questo processo abbiamo iniziato a costruire il sistema su Notion, partendo proprio dalle sorgenti dei database principali.
Il database “projects” contiene appunto tutti i progetti dei clienti. In questo database sono presenti moltissime proprietà necessarie per classificare al meglio il progetto come ad esempio lo status, la persona social media manager, il collegamento con il database cliente, la tipologia di progetto eccetera.
Il database aziende funge da CRM e permette di tener monitorate le trattative e le aziende clienti.
Il database “task” serve per tenere monitorate le task dei relativi progetti, nonché l’assegnatario e la data di scadenza. Sono comprese diverse viste che permettono di gestire al meglio le stesse.
Il database degli shooting, con visualizzazione principale a calendario, permette di organizzare al meglio le numerose date degli shooting. Per questo database abbiamo preparato un apposito template così che ogni nuovo shooting sia completo di una serie di informazioni da compilare, tutte in un unico posto.
Infine, il database “contenuti editoriali” è uno dei più ricchi e complessi di tutto il sistema, esso infatti contiene tutti i contenuti per i clienti e i loro dettagli.
Creazione delle sotto sezioni di sistema
Lavorare sulle sorgenti del database non è mai consigliabile, per questo motivo all’interno dei sistemi su Notion, creiamo delle sotto sezioni (sotto pagine) per gestire al meglio tutti i macro aspetti.
La prima sezione sulla quale abbiamo lavorato è quella dei progetti, cuore pulsante dell’agenzia, e attraverso la quale il team tiene sotto mano tutto. Ora vediamo il perché.
Da qui infatti il team può gestire tutti gli aspetti rilevanti del progetto, tramite le proprietà, ma non solo.
Per questo database abbiamo creato un apposito template in cui, per ogni nuovo progetto, dentro la sua specifica pagina, compaiono informazioni come: il collegamento con la strategia e quindi il database degli shooting, link utili, PEd e quindi il collegamento con il database contenuti.
Tutto centralizzato in un unico posto.
In questo database abbiamo inoltre un piccolo automatismo che permette di cambiare in automatico lo stato del progetto su “in progress” quando lo status della trattativa diventa “complete”.
La pagina “workflow”, che possiamo considerarla una sorta di centro operations, contiene a sua volta una serie di sotto pagine.
In particolare, le pagine con i soli nomi di ruoli, come “strategist”, “videomaker” e “videoeditor”, sono pagine che contengono solo delle viste del database contenuti, filtrate sui vari account personali così che chi è interessato a quelle informazioni, possa consultarle agevolmente. Infatti, aprendo la pagina strategist, ad esempio, risulterà vuota perché l’account con la quale la stiamo visualizzando, non è tra quelli filtrati.
Le pagine precedute da “all”, invece, sono pagine dove sono racchiuse informazioni più ampie, visibili a tutti gli strategisti, oppure tutti i videomaker ecc.
In una visualizzazione poco sotto, sempre nella stessa pagina, abbiamo inserito una vista di database con tutti gli shooting da fare, ma raggruppati per clienti, per una maggior chiarezza.
Per il database shooting abbiamo previsto una serie di automazioni che permettono al team di lavorare in modo più fluido e meno manuale.
- PED generation: quando lo status dello shooting diventa “registrato”, si crea una pagina nel database “contenuti”.
- ClientStrategyAttribution: avviene un cambiamento di referente in base al cambiamento di alcuni parametri.
- Shooting scarico: quando lo status dello shooting diventa “scarico”, si crea una pagina nel database “task”.
All’interno della pagina “all SMM” è presente una visualizzazione maggiormente dedicata al copy.
Un’ulteriore subpage di importanza fondamentale per il team è quella dei check video. Se un video esce con un errore, non va assolutamente bene. Per questo il team si gestisce effettuando molteplici check da parte di persone diverse. Questa vista di database in modalità kanban ha proprio questo scopo.
Inoltre, all’interno delle pagine il team può lasciarsi dei commenti per velocizzare i processi invece che passare a WhatsApp o altre app di messaggistica.
Infine, la subpage report permette di gestire tutti i report dei clienti. La proprietà button “genera report successivo” permette di generare un altro report con un solo click.
Gestione del sistema
Un aspetto rilevante per noi è la parte di raccolta dati e analytics di sistema, nonché il monitoraggio della capacity del team.
Per questo motivo, anche per il team di Chupito, abbiamo creato una pagina “analytics” che funge da dashboard generale.
Un altro aspetto di gestione molto utile è la pagine di visualizzazione delle ferie e dei permessi del team, così che tutti sappiano quando qualcuno è libero o meno.
Documentazione e tutorial
Come sempre, verso la fine della collaborazione rilasciamo della documentazione precisa riguardo il sistema in modo tale da rendere tutto il team autonomo e consapevole.
Come regalo a tutti i nostri clienti, rilasciamo anche gli accessi gratuiti al nostro corso Notion PowerUp.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Chupito, in particolare la PM Romina, è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e molto frequente. In particolare abbiamo svolto qualche call di allineamento e diverse mail ordinate nel thread operativo.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Risultato della creazione di un sistema di gestione per un’agenzia di contenuti, con Notion
Il team di Chupito stava costruendo una base buona, ma non sufficiente per la mole di lavoro che avevano.
Il nostro intervento ha permesso di mettere ancora più ordine ed efficienza, creando un nuovo sistema Notion e rivedendo i “buchi” del processo. Ora il team è soddisfatto e usa quotidianamente Notion.
