Da centinaia di lead manuali al giorno a un CRM che si gestisce in automatico
Overview del caso studio
Il cliente di questo caso studio è un’azienda di corsi di coreano che vanta circa 800 studenti e un team di circa 30 persone.
L’azienda riceve ogni giorno centinaia di richieste da diversi canali. Automatizzare la gestione delle lead a CRM è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
L’azienda cliente riceveva quotidianamente centinaia di richieste da potenziali studenti attraverso diversi canali. La gestione di queste lead risultava complessa e frammentata, con il rischio di perdere opportunità commerciali o di non riuscire a rispondere tempestivamente.
Il processo di assegnazione delle lead ai commerciali era manuale e soggetto a errori. Inoltre, la comunicazione con i lead avveniva principalmente su WhatsApp, ma non esisteva un sistema strutturato per centralizzare e tracciare le conversazioni in modo efficace.
In quel periodo l’azienda utilizzava un altro CRM con cui non si trovava bene e che aveva urgente necessità di cambiare visti i costi ingenti e la scarsa qualità della soluzione
L'obiettivo del progetto
Abbiamo costruito un sistema di gestione delle lead e delle opportunità basato su Notion con automazioni gestite tramite Zapier, con i seguenti obiettivi principali:
- Automatizzare la raccolta e la gestione delle lead, eliminando il rischio di errori manuali.
- Migliorare l’assegnazione delle lead ai commerciali, garantendo una distribuzione equa e personalizzabile.
- Evitare la duplicazione dei contatti, aggiornando automaticamente quelli esistenti.
- Centralizzare la gestione delle opportunità di vendita.
- Ottimizzare il flusso di comunicazione.
Il processo di lavoro
Siamo partiti dal processo esistente e le sue criticità, mappando su Figma il flusso di acquisizione lead dell’azienda.
Abbiamo poi creato le fondamenta del sistema Notion: le sorgenti dei database. In una sezione apposita abbiamo creato i database principali: contatti, opportunità, note vendita, calendari, risposte, commerciali.
Il database contatti gestisce l’anagrafica dettagliata di tutte le persone che entrano in contatto con l’azienda, mentre quello delle opportunità permette di gestire i veri e propri prospect.
Note vendita e risposte servono ad abbinare, per ciascun contatto, le risposte fornite dai commerciali. Infine, calendari e commerciali permettono di gestire l’assegnazione di appuntamenti e opportunità al team.
Viste di database e dashboard
Oltre alle sorgenti del database, abbiamo creato delle sottopagine che permettono al team di gestire agilmente i principali aspetti del CRM: calendari, contatti e opportunità.
All’interno della pagina calendari viene mostrata una visualizzazione a calendario del database opportunità dove sono segnati tutti gli appuntamenti.
Nella pagina contatti abbiamo inserito una vista organizzata con filtri dinamici sul commerciale, in modo che i membri del team possano visualizzare solo le informazioni che li riguardano.
Nella sezione opportunità abbiamo inserito una pipeline in base alla fase in cui si trova l’opportunità per rendere più chiaro il flusso di vendita, anche qui con filtri dinamici.
Nella schermata iniziale abbiamo inoltre aggiunto delle visualizzazioni dei database in modalità “grafico” per rendere chiari alcuni parametri chiave: numero lead, numero di persone classificate come primo contatto, numero di prospect e numero di persone in trattativa.
La classica vista Pipeline permette di vedere in visualizzazione kanban, lo status del rapporto con determinate aziende.
Automazione della gestione delle lead tramite Zapier
Larga parte del progetto era legata all’automazione della gestione delle lead. Abbiamo impostato una serie di automazioni usando Zapier.
L’azienda raccoglieva le lead da diversi Typeform a seconda del canale di acquisizione.
Abbiamo connesso Typeform a Notion per inserire automaticamente le nuove lead nel database Contatti, implementando una logica di verifica per evitare duplicati: se l’email del contatto è già presente, il record viene aggiornato.
Test del sistema e implementazione finale
Dopo circa 3 mesi di lavoro insieme, abbiamo dedicato il quarto e ultimo mese al testing finale per garantire la corretta automazione e sincronizzazione tra Notion e Zapier.
Passando il sistema Notion in produzione, abbiamo raccolto feedback dal team e implementato migliorie per iterazione. Infine, abbiamo formato il team sull’uso del nuovo CRM per garantire un’adozione efficace del sistema.
Modalità di collaborazione
La collaborazione è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e spesso asincrona:
- Abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace su Notion, dove poter vedere sin dal primo giorno la costruzione in progress e commentarla.
- Siamo stati inseriti nel canale Slack dell’azienda per interfacciarci facilmente con i collaboratori coinvolti.
- Abbiamo adottato un approccio asincrono con video-rilasci bisettimanali che aggiornavano il team sulle modifiche eseguite.
- Abbiamo organizzato brevi call di allineamento per gli aspetti cruciali e la raccolta delle domande.
Il risultato finale del nuovo CRM
L’implementazione di questo sistema ha permesso all’azienda di gestire le lead in modo più rapido ed efficace, migliorando l’organizzazione del team commerciale e ottimizzando il flusso di lavoro complessivo.
Risultati concreti ottenuti:
- 15-20 ore risparmiate alla settimana grazie all’automazione completa della raccolta lead da diversi canali, eliminando l’inserimento manuale di centinaia di contatti giornalieri.
- 90% di riduzione degli errori nell’assegnazione dei commerciali attraverso il sistema di distribuzione automatica ciclica.
- 100% delle lead gestite automaticamente con verifica anti-duplicati integrata, creazione opportunità automatica e aggiornamento intelligente dei contatti esistenti.
- Risparmio annuale stimato di €3.000 eliminando il precedente CRM costoso e poco efficiente, consolidando tutto in Notion con automazioni Zapier.
Il cliente si è detto soddisfatto del servizio e il sistema su Notion, insieme alle automazioni, viene usato quotidianamente dal team per gestire le centinaia di studenti.
