Da gestionale rigido a sistema su misura che stampa fatture in un click
Overview del caso studio
Il nostro cliente è un Tour Operator esperienziale che organizza tour innovativi e interattivi per clienti da tutto il mondo.
Come ogni agenzia viaggi, gli aspetti da gestire sono moltissimi: anagrafiche clienti, pratiche, preventivi, programmi, per tanti clienti ogni anno. Per questo motivo l’agenzia utilizzava da tempo un gestionale apposito per il settore turistico.
Il problema era che questo gestionale non era personalizzato sulle esigenze specifiche dell’azienda.
Creare un gestionale personalizzato di un’agenzia viaggi con Notion è l’obiettivo di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
L’azienda cliente voleva un sistema creato ad hoc, completamente personalizzato e non standardizzato per tutto il settore.
A livello pratico la sfida non era banale: costruire un intero gestionale su Notion, completamente personalizzato e con automazioni avanzate.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato quello di introdurre da zero lo strumento Notion per avere una gestione centralizzata, personalizzata e organizzata di tutte le attività dell’agenzia, a 360 gradi.
Il processo di lavoro
Siamo partiti dal processo principale dell’agenzia, dall’arrivo del nuovo cliente fino allo svolgimento del tour, mappandolo nel dettaglio.
Questo processo prevede diversi attori in gioco: clienti, fornitori, richieste, pratiche, servizi, ai quali corrispondono i database del sistema.
Struttura dei database: la base del progetto
Partendo dal processo abbiamo costruito il sistema su Notion, creando le sorgenti dei database principali.
I database principali sono:
- Richieste clienti: contiene tutte le richieste che arrivano all’agenzia con proprietà per classificare status, data, tipologia, cliente, operatore.
- Pratiche: permette di gestire i progetti dal momento della richiesta fino all’emissione del programma finale.
- Servizi itinerario: raccoglie i diversi servizi che compongono i tour, con relazioni a fornitori, pratiche ed economics.
- Clienti contraenti: l’anagrafica completa dei clienti.
- Servizi fornitori: tutti i servizi dei fornitori con le relative relazioni.
- Programmi: contiene tutti i programmi dei tour da fornire ai clienti.
Sezioni operative del sistema
Abbiamo creato sotto sezioni dedicate per gestire i diversi macro aspetti operativi.
Sezione Preventivi
Nella sezione preventivi abbiamo inserito viste del database “richieste clienti” con filtri specifici per lo status. Abbiamo creato il pulsante “crea nuovo preventivo” che genera automaticamente il template del preventivo con un solo click.
Il template del preventivo è ben organizzato e suddiviso in sezioni: informazioni obbligatorie (alcune si compilano automaticamente grazie a formule), note e proprietà stampa.
Sezione Pratiche
La sezione pratiche è il fulcro di tutto il lavoro dell’agenzia. Abbiamo creato formule che calcolano automaticamente il totale dei servizi venduti e il residuo, oltre a una formula che genera la fattura in PDF e Word.
La proprietà “anno/numero” è una formula che genera automaticamente un codice univoco composto dall’anno di creazione e dall’identificativo della pratica.
Anche qui è presente il pulsante “aggiungi pratica” che genera il template completo con un solo click.
Sezione Programmi e Servizi
In questa sezione sono salvati tutti i servizi che l’agenzia può offrire ai clienti, con proprietà relation che collegano i servizi ai fornitori e alle pratiche.
Sezioni Contabilità e Calendari
Abbiamo creato sezioni dedicate per la gestione della contabilità di clienti e fornitori e per la visualizzazione dei calendari.
Le automazioni del gestionale
Un gestionale completo deve permettere di creare e stampare pratiche, fatture e preventivi, nonché inviare email. Queste non sono funzionalità native di Notion, per questo abbiamo creato automazioni esterne.
Automazione Stampa Fattura
All’interno delle pratiche è presente un bottone che, quando cliccato, genera automaticamente una versione Google Doc e PDF della fattura con struttura preimpostata, inserendo i link nelle proprietà per avere tutto centralizzato.
Automazione Stampa Preventivo
Funziona in modo simile alla stampa fattura, generando preventivi professionali completi a partire da un template.
Automazione Email Fornitori
Quando viene cliccata, genera automaticamente una bozza di email sull’account Gmail dell’agenzia con un riepilogo dei servizi per quel fornitore.
Modalità di collaborazione
La collaborazione è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara e diretta attraverso call di allineamento e thread operativi via email.
Abbiamo condiviso il Collaborative Workspace su Notion dove il cliente ha potuto vedere sin dal primo giorno la costruzione in progress e commentarla, con tutti i materiali e video tutorial organizzati.
Una parte cruciale è stata l’onboarding: il team era abituato a un sistema completamente diverso, quindi la formazione su Notion è stata fondamentale.
Risultato della creazione di un gestionale personalizzato con Notion
Il nostro intervento ha permesso di introdurre un tool centralizzato e completamente personalizzato, risolvendo le limitazioni del precedente gestionale rigido.
Risultati concreti ottenuti:
- 12-15 ore risparmiate al mese grazie alle automazioni di stampa fatture, preventivi e email fornitori: da procedure manuali di 30-40 minuti a generazione automatica in un solo click.
- 85% di riduzione degli errori nei calcoli e nella gestione pratiche attraverso formule automatiche che calcolano totali, residui e codici univoci senza intervento manuale.
- 100% di autonomia ottenuta con un sistema completamente personalizzato, eliminando i limiti del precedente gestionale rigido e standardizzato.
- Automazione completa di 3 procedure critiche: generazione fatture PDF/Word, creazione preventivi professionali e invio email fornitori, tutte attivabili con un semplice pulsante.
Il sistema è ora utilizzato quotidianamente dal team per gestire l’intero ciclo di vita dei tour, dalla richiesta iniziale del cliente fino alla consegna del programma finale, con tutte le informazioni centralizzate in un unico luogo.
