Overview del caso studio
Becreatives è una software house basata a Milano e che si occupa della creazione di prodotti digitali di diverso tipo: APP, AR, e-commerce, siti web, giochi eccetera.
Con un team di oltre 15 persone tra sviluppatori, marketers e commerciali, Becreatives è una realtà in costante crescita che vanta già un portfolio clienti invidiabile.
La gestione delle sales operations, infatti, è al centro della sua attività quotidiana.
Il problema
Dovendo gestire la vendita di diversi prodotti digitali, ciascuno con un processo ben specifico, il team di Becreatives necessitava principalmente di un gestionale delle operazioni sales a 360 gradi.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di tracciamento e storico del processo di vendita, dei documenti e delle quotazioni relative alle proposte che fossero tutte inserite in modo ordinato, per non perdersi nessun possibile cliente tra i numerosi prospect a CRM.
Inoltre, vi era l’esigenza che questi prospect, una volta entrati, diventassero effettivi progetti con tutta la gestione delle task e di team che ne consegue.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato quello di costruire un database principale che fungesse da CRM, con diverse viste e proprietà a seconda delle esigenze specifiche del team di vendita.
Questo database doveva poi essere collegato ad altri per la gestione dei successivi progetti. Il nostro obiettivo era quello di efficientare il più possibile questo lavoro, tramite la creazione di appositi template e features.
Partire dal processo di sales operations
Come prima cosa siamo partiti dal processo di vendita di Becreatives, che ci è stato descritto nel dettaglio in call di kick-off, e l’abbiamo mappato.
Costruire il sistema di gestione su Notion
In base alle informazioni raccolte, abbiamo iniziato a costruire un database Master come gestionale dei clienti con al suo interno tutte le proprietà chiave: status lead, status processo, owner, email e cellulare contatto e via dicendo.
Successivamente, abbiamo creato delle viste di quello stesso database Master per favorire ai commerciali la gestione dei clienti.
La visualizzazione dei clienti attivi, ad esempio, ottenuta filtrando lo status della lead, permetteva un controllo capillare dell’azienda cliente, del referente interno e del progetto collegato.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche di tracciamento del processo di vendita, per questo motivo abbiamo creato numerose etichette personalizzate.
Un’ulteriore richiesta specifica che ci è stata fatta riguardava lo storico delle quotazioni proposte, che abbiamo eseguito grazie ad una serie di formule che calcolassero aumenti, decrementi e totali vari.
Efficientare il lavoro del team sales
Per efficientare il lavoro, abbiamo creato un template “New Lead”, da attivare ogni volta che si deve inserire una nuova lead a CRM.
All’interno si trovano delle visualizzazioni filtrate dei database Progetti e Documenti, creati insieme al CRM nel workspace di Becreatives.
Questo ha permesso un controllo rapido e immediato di tutti quei progetti e documenti collegati al singolo cliente, per avere tutto in un unico posto.
Collegare i progetti al clienti, in modo semplice
Un volta che il cliente entrava, veniva automaticamente creato un progetto ad esso collegato.
Il database progetti veniva popolato dei progetti entranti, categorizzati per tipologia, con un PM assegnatario e una descrizione accurata dello status. Una visualizzazione kanban rendeva semplice il controllo dello status del progetto e quanti progetti ci fossero nei singoli status.
Del database Progetti, inoltre, è stata creata una vista GANTT per rendere ancora più semplice la visualizzazione dei periodi di lavoro del progetto.
Ogni progetto veniva immediatamente classificato in base ad alcune etichette specifiche.
Per automatizzare la gestione dei progetti, sono stati preparati specifici template per ogni tipologia, con al loro interno tutto il necessario per gestirlo in maniera standard.
Il PM, ogni volta che aggiungeva un progetto, cliccava sulla tipologia specifica e compilava i dettagli all’interno della nuova pagina, senza dover ricreare ogni volta la struttura da zero.
Gestione del team per completare il sistema su Notion
Infine, per completare il sistema, è stata creata una parte di gestione HR, collegata ai progetti e che potesse tenere sotto controllo l’andamento dei lavori per singolo ogni collaboratore.
Modalità di collaborazione con il team interno
La collaborazione con il team di Becreatives è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e spesso asincrona, ma gestita secondo un processo ben specifico.
All’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, una pagina Notion in cui può vedere, da subito, la costruzione in progress che può commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
Il team di Becreatives ci ha fornito un paio di documenti con tutte le specifiche desiderate e che abbiamo potuto seguire per costruire il sistema in modo personalizzato e preciso.
Questo documento è stato caricato nel Collaborative Workspace, nella sezione apposita dedicata ai documenti importanti, a disposizione di tutti.
Comunicazione e aggiornamenti di progetto
Dopodiché siamo stati inseriti nel canale Discord di Becreatives così da poterci interfacciare facilmente con i collaboratori coinvolti nella creazione del sistema su Notion.
Invece di organizzare molte call per la spiegazione di ogni minima modifica al workspace, prediligiamo un approccio asincrono e più agile.
Una volta a settimana, venivano condivisi dei video-rilasci di massimo 5 minuti che aggiornavano il team sulle ultime modifiche eseguite allo spazio di lavoro. Video che i collaboratori potevano visualizzare quando meglio riuscivano e fare domande anche in un secondo momento, una volta testata la soluzione.
Infine, per gli aspetti cruciali e come approfondito aggiornamento periodico per la raccolta delle domande, sono state organizzate delle brevi call di allineamento quando il team le desiderava.
Il risultato della costruzione del sistema
Grazie ad una struttura relativamente semplice: un database CRM con diverse viste, uno dei Progetti e uno del Team, siamo riusciti a creare un sistema efficiente ed estremamente personalizzato per la gestione delle attività di Becreatives.
In particolare ci siamo focalizzati sul migliorare le sales operations: dal primo contatto con il prospect fino alla gestione del progetto del cliente, per facilitare il lavoro del team che si è ritenuto soddisfatto del risultato ottenuto.
