Overview del caso studio
Figoli Studio è un’agenzia social advertising specializzata nella progettazione e gestione di campagne su Facebook, Instagram e LinkedIn Ads. Il team di Matteo Figoli aiuta aziende e professionisti a ottenere più vendite e contatti di valore attraverso test veloci e strategie di advertising controllate.
Come ogni agenzia di comunicazione digitale, Figoli Studio ha bisogno di essere continuamente aggiornata riguardo i cambiamenti che avvengono sulle varie piattaforme. Per poter filtrare ed elaborare i contributi degli opinion leader di settore e per aver sempre un apprendimento continuo hanno bisogno di elaborare diverse ore di materiale video.
Costruire una knowledge base efficiente che integri anche i contenuti video, permettendo all’AI di leggere, elaborare e organizzare tutte le conoscenze aziendali in un unico sistema centralizzato, è l’obiettivo di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Prima della nostra collaborazione, Figoli Studio si trovava di fronte a una sfida comune a molte agenzie digitali che vogliono sfruttare l’intelligenza artificiale: la conoscenza racchiusa nei video era inaccessibile ai sistemi AI.
La trascrizione manuale di un video può richiedere diverse ore di lavoro, rendendo questa attività praticamente impossibile da scalare su decine di contenuti. Il risultato? Una knowledge base incompleta che escludeva una parte consistente delle conoscenze dell’agenzia, limitando l’efficacia dei sistemi AI implementati.
Come molte agenzie che stanno adottando l’intelligenza artificiale, Figoli Studio aveva bisogno di un sistema che permettesse di trasformare i contenuti video in formato testuale elaborabile dall’AI, senza dover dedicare ore di lavoro manuale a ogni singolo video.
La soluzione: un'automazione intelligente per alimentare la knowledge base
Per rispondere a questa esigenza, abbiamo progettato e sviluppato un’automazione end-to-end che trasforma automaticamente ogni video YouTube in contenuti testuali pronti all’uso.
Come funziona il sistema
Il cuore della soluzione è un database Notion centralizzato dove il team di Figoli Studio inserisce tutte le risorse di content marketing. Quando viene aggiunto un link YouTube, l’automazione si attiva con un semplice clic.
Il flusso automatizzato che abbiamo costruito su Zapier comprende 10 step sequenziali:
- Trigger da Notion: quando l’utente clicca il pulsante “Trascrizione”, parte il webhook
- Identificazione del contenuto: Zapier trova la pagina specifica nel database Notion
- Cambio stato: il sistema aggiorna lo stato a “Automazione in corso”
- Estrazione trascrizione: tramite Apify, viene estratta l’intera trascrizione del video YouTube
- Pulizia dati: un codice JavaScript personalizzato pulisce e formatta i sottotitoli
- Generazione sommario AI: ChatGPT-4 mini analizza la trascrizione e crea un sommario strategico
- Restituzione sommario: il sommario viene inserito automaticamente nella pagina Notion
- Restituzione trascrizione completa: il testo integrale viene aggiunto in una sezione dedicata
- Aggiornamento finale: lo stato passa a “Automazione conclusa”
Notifica al team: tutti possono vedere che il contenuto è pronto.
Stack tecnologico utilizzato
- Notion: database centralizzato e interfaccia utente
- Zapier: orchestrazione dell’automazione multi-step
- Apify: estrazione professionale delle trascrizioni da YouTube
- ChatGPT-4 mini: generazione intelligente dei sommari
- JavaScript custom: elaborazione e pulizia dei dati
L’intera automazione impiega pochi minuti per elaborare un video, contro le ore di lavoro manuale che sarebbero state necessarie.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con Figoli Studio è iniziata diversi mesi fa e si configura come un percorso mensile continuativo, in cui man mano stiamo automatizzando e digitalizzando l’intero workflow dell’agenzia.
La parte interessante della collaborazione? Avviene quasi tutta in asicrono tramite l’invio di Loom di spiegazione e feedback: zero tempo perso in decine di call evitabili!
Il risultato: una knowledge base ricca ed efficiente
L’implementazione di questa automazione ha facilitato l’inserimento di alcuni contenuti importanti all’interno del knowledge base di Matteo e il suo feedback è stato molto positivo.
Per noi di Paradygma, questo è un esempio perfetto di come le automazioni intelligenti possano liberare tempo prezioso dalle attività ripetitive, permettendo ai team di concentrarsi su ciò che conta davvero: la strategia e la creatività.
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