Overview del caso studio
Federico Loffredo, Dottore Commercialista, è il titolare di uno studio commercialista che oltre all’attività canonica di consulenza, si occupa di digitalizzare gli studi dei commercialisti di tutta Italia.
Visionario e curioso com’è, Federico raccoglie ogni giorno moltissime informazioni e risorse sui più svariati argomenti dal web.
Un knowledge base con Notion, ovvero un archivio organizzato di tutta la conoscenza, è proprio quello che fa per lui.
Il problema da cui siamo partiti
Con moltissimi interessi che spaziano in diversi ambiti, e molteplici fonti da cui trarre una le informazioni, Federico passava gran parte del suo tempo ad archiviare casualmente le informazioni in diverse app per poi non andarle mai a recuperare.
Questa mancata review delle informazioni era dovuta soprattutto al caos in cui si trovavano. Senza un sistema unico di archiviazione, gestione ed elaborazione delle informazioni, queste venivano perse.
Obiettivo del progetto di knowledge base con Notion
L’obiettivo del progetto, dunque, era quello di costruire una knowledge base semplice, ma efficiente, che raccogliesse i materiali da diverse fonti e li categorizzasse in modo ordinato all’interno di un database con diverse viste.
Lo scopo era quello di facilitare la successiva revisione ed elaborazione, nonché lo studio di queste informazioni da parte di Federico.
Le informazioni sarebbero poi state utilizzate per scopo personale o per riproporle ai clienti dello studio.
Analisi delle esigenze e mappatura del workflow
Dopo una prima analisi delle esigenze di Federico, emerse in un paio di chiamate, abbiamo ideato un workflow.
Questo aveva come centro Notion, con il supporto di un paio di strumenti: la piattaforma Make.com per le automazioni delle mail e l’estensione Save to Notion per salvare facilmente i link dal web.
Costruzione del sistema su Notion
Proprio da un database “Master” siamo partiti per archiviare le informazioni grezze che giungono dal web. Abbiamo poi aggiunto alcune viste dello stesso database.
Inbox: la vista in cui le informazioni giungono ogni giorno senza una caratterizzazione, come un secchio che raccoglie tutto. Qui vengono riviste a mano dall’amministratore, settimanalmente, e assegnate a chi di dovere e categorizzate in base all’area di appartenenza.
Personal Dashboard: questa vista, filtrata in maniera dinamica su “me”, confluiscono tutte le informazioni assegnate alla singola persona che fa accesso con quell’account.
Area dashboard: la vista in cui è possibile visualizzare le informazioni con una kanban board raggruppata in base all’area di appartenenza, assegnata nell’inbox.
Team dashboard: la vista in cui è possibile vedere le informazioni raggruppate in base alle persone a cui sono state assegnate del team di Federico.
Archivio: la vista in cui tutte le informazioni segnate come “archiviate” vengono immagazzinate.
Come le informazioni vengono salvate nel knowledge base
Abbiamo utilizzato l’estensione gratuita “Save to Notion” per i link web. Grazie ad un semplice pulsante, utilizzabile da tutti i dispositivi, che permette di salvare in un istante qualsiasi web link in un database designato, nel nostro caso il database “Master”.
Salvare le mail nel database non è così scontato come lo è per i web link. Infatti, abbiamo creato un’automazione su Make. Questa, come trigger per il suo avvio, aveva l’inoltro manuale, di una mail considerata interessante, ad un indirizzo specifico e successivamente veniva archiviata nel database Master.
Rendere più leggibili le informazioni salvate
Il nostro lavoro non si è fermato al “semplice” inoltrare le mail all’interno del database. Abbiamo reso più leggibile, in modo automatico, il testo all’interno della pagina del database.
Questo, infatti, nel passaggio da email web al database, aveva subito dei peggioramenti in termini di fruibilità. Tramite un apposito modulo di Make, abbiamo sistemato anche questo aspetto del testo.
Conclusione del progetto e documentazione
Come per ogni nostra consulenza, l’ultima parte è dedicata alla documentazione, spiegazione e formazione del team sull’utilizzo del sistema creato.
A questo scopo, oltre ad una call di consegna, che è stata registrata, abbiamo fornito una documentazione dettagliata inserita nella pagina stessa, sempre a disposizione.
Inoltre, come da prassi, abbiamo offerto alcune ore di revisione dopo aver raccolto i feedback di miglioramento da parte di Federico e il suo team.
Risultato finale del knowledge base con Notion
Federico e il suo team hanno così ottenuto un sistema di knowledge base efficiente ed estremamente intuitivo che ha permesso loro di dare ordine alle informazioni e velocizzare la successiva elaborazione in ottica di offrire un servizio di alta qualità ai clienti dello studio.
