Overview del caso studio
Vittorio Allazetta è un personal trainer certificato ISSA Europe, formatore, biohacker, dottore in scienze dell’alimentazione e scienze motorie sportive.
Vittorio segue moltissimi clienti con tante esigenze diverse. è arrivato da noi con alcune esigenze in termini di gestione del suo lavoro.
Organizzare il lavoro di un personal trainer con Notion, è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
All’inizio della collaborazione Vittorio gestiva decine di clienti, tutti con obiettivi ed esigenze diverse.
Inoltre, Vittorio non possedeva un sistema unico e centralizzato per gestire tutte le schede anamnestiche (ricche di informazioni riservate e complesse) e tutti i video tutorial degli esercizi che doveva assegnare ai clienti.
Il tutto veniva “gestito” tramite decine di Google Sheets sparsi e video YouTube sul suo canale.
Trovare una scheda anamnestica, una scheda di allenamento oppure fornire dei video spiegazione di un esercizio era sempre un’impresa lunga e complessa.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un sistema efficiente e centralizzato che permettesse a Vittorio di gestire tutti questi aspetti in modo semplice, condividendo tutto il materiale necessario al cliente in soli pochi click.
Analisi del processo e costruzione dei primi database
Come prima cosa siamo partiti dall’analisi del processo di consulenza di Vittorio, semplice e abbastanza definito.
Partendo da quello abbiamo subito individuato i database sorgente che conterranno tutte le informazioni necessarie per il sistema:
Il database clienti contiene tutte le informazioni dei clienti.
Quello delle schede anamnestiche contiene appunto le risposte al questionario di anamnesi che i clienti compilano all’inizio della consulenza.
Il database delle task contiene le attività che Vittorio si segna da fare, mentre quello dei ticket contiene le risposte al Notion form che i clienti compilano per dubbi e richieste.
Infine, la libreria degli esercizi funge appunto da libreria ordinata e classificata di tutti gli esercizi (con i video) che Vittorio ha preparato nel corso degli anni.
Tutti i database sono collegati tra loro tramite relations per permettere lo scambio di informazioni, come vedremo nel dettaglio tra poco.
Costruzione delle sottopagine per la gestione di ogni aspetto del sistema
Una volta individuati e costruiti i database principali, abbiamo creato delle sottopagine per permettere a Vittorio di gestire al meglio tutti gli aspetti.
La pagina centrale di tutto il sistema è la “dashboard clienti”.
All’interno si trova una vista del database clienti che contiene tutte le informazioni su quella persona, nonché i collegamenti con i database delle schede, degli esercizi e delle task.
All’interno si trova una vista del database clienti che contiene tutte le informazioni su quella persona, nonché i collegamenti con i database delle schede, degli esercizi e delle task.
Per questo database abbiamo creato il template “nuovo cliente” che contiene la sua scheda anamnestica e diverse informazioni utili.
Un’altra pagina che abbiamo creato per Vittorio è quella della playlist della preparazione atletica.
In questo database per ogni esercizio vi è il nome preciso, il link YouTube e tutta una serie di proprietà etichetta che servono a classificare alcuni aspetti, ad esempio la posizione anatomica, la funzionalità, il gruppo muscolare eccetera.
Tutti questi esercizi sono stati ulteriormente raggruppati in base allo sport di riferimento.
In modo analogo abbiamo creato la pagina “playlist patologie” che non è altro che una vista del database esercizi apposita per quegli esercizi di riabilitazione.
Anche in questa vista sono presenti le proprietà etichetta che permettono di classificare aspetti come: muscolo target, articolazione target, protocollo eccetera.
La pagina task manager è stata creata per permettere a Vittorio di gestire al meglio le attività legate ai clienti.
Sulla sinistra sono presenti tutte quelle task che non sono ancora state assegnate ad una data di svolgimento. Nel momento in cui Vittorio decide quando fare una task e quindi allocarsi il tempo per farla, la trascina all’interno del calendario.
La ticketing dashboard in modo analogo alla pagina delle task, permette a Vittorio di gestire le attività da fare, ma questa volta quelle che sono state assegnate dai clienti tramite delle richieste di un form.
Il database delle task infatti è lo stesso, ma l’attività da fare viene smistata all’interno di task o ticket a seconda del creatore di quell’item di database.
I clienti possono inviare delle richieste in qualsiasi momento tramite il Notion form che abbiamo creato appositamente.
Infine, la pagina “inbox schede” permette a Vittorio di gestire appunto le schede anamnestiche dei suoi clienti.
Le schede anamnestiche sono dei form molto lunghi ed estremamente articolati che i clienti compilano all’inizio della consulenza.
Data la complessità di questo form, abbiamo deciso di usare uno strumento esterno apposito, Fillout, ma attaccandoci un’automazione che permettesse di gestire le risposte in modo comodo e centralizzato.
Fillout essendo integrato con Notion, permette di ricevere le risposte su Notion.
Tuttavia, non vi era un’assegnazione automatica del link del form al cliente che lo compilava (e che si trova nel database clienti). Abbiamo quindi creato un’automazione che permette di associare un ID univoco al form e quindi al cliente, inserendo il link del form direttamente nel database delle schede anamnestiche per un accesso più rapido.
Allo stesso modo, come abbiamo mostrato prima, Vittorio può accedere alla scheda anamnestica anche tramite la scheda del cliente all’interno dell’apposto database.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con Vittorio è stata molto semplice, costituita da una serie di call settimanali e un approccio asincrono su Notion e via mail.
All’inizio di ogni nostra collaborazione, abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress che può commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
Il risultato della creazione di un sistema per organizzare il lavoro di un personal trainer, con Notion
Vittorio ha beneficiato del sistema custom costruito. Grazie ad un’attenta analisi iniziale, la costruzione meticolosa di appositi database e viste, ora Vittorio possiede un sistema di gestione efficiente e innovativo per gestire la sua attività da personal trainer.
