Da Excel sparsi e mille email a 50 fornitori coordinati automaticamente
Overview del caso studio
Un’azienda di consulenza energetica innovativa, leader nel settore dell’efficienza energetica con un’importante presenza digitale, offre consulenze professionali complete per progetti di riqualificazione energetica, dal fotovoltaico alle pompe di calore, dalle batterie di accumulo agli impianti di ventilazione meccanica.
Il team di circa 10 persone coordina centinaia di progetti di riqualificazione energetica ogni anno, interfacciandosi costantemente con decine di fornitori e operai esterni. La loro mission è chiara: rendere i clienti totalmente consapevoli e indipendenti nelle scelte energetiche, offrendo un supporto a 360° prima di progettisti e artigiani.
Per gestire questa complessità operativa, l’azienda aveva bisogno di un sistema centralizzato che permettesse di coordinare i progetti in modo efficiente e condividere informazioni con i fornitori esterni in totale sicurezza.
Creare un sistema di gestione progetti e fornitori su Notion, garantendo controllo e privacy delle informazioni, è l’obiettivo di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
Prima di implementare il sistema Notion con Paradygma, l’azienda gestiva i propri progetti di riqualificazione energetica attraverso una combinazione frammentata di strumenti: fogli Excel, email sparse e documenti cartacei.
Il referente interno, che sarebbe diventato l’amministratore del sistema, aveva già intuito il potenziale di Notion e aveva iniziato a costruire una bozza di sistema. Tuttavia, si trovava di fronte a una sfida complessa: come condividere informazioni specifiche con fornitori e operai esterni senza dare loro accesso all’intero database aziendale?
I progetti di riqualificazione energetica coinvolgono molteplici attori: fornitori di materiali, installatori, operai specializzati. Ognuno di loro necessita di accedere a informazioni specifiche sui cantieri di propria competenza, ma non può e non deve vedere dati sensibili dell’azienda, informazioni su altri fornitori, margini commerciali o dettagli strategici dei progetti.
Inoltre, emergeva un secondo problema critico: la verifica dei rimborsi chilometrici. I fornitori richiedevano rimborsi per gli spostamenti verso i cantieri, ma non esisteva un modo rapido e oggettivo per verificare se le distanze dichiarate corrispondessero a quelle reali. Questo generava inefficienze e potenziali incongruenze nella gestione dei costi.
La dispersione delle informazioni tra Excel, email e fogli cartacei causava:
- Perdita di tempo nella ricerca di dati e documenti.
- Difficoltà nel tracciare lo stato di avanzamento dei cantieri.
- Rischio di perdere informazioni critiche.
- Impossibilità di dare accesso controllato ai collaboratori esterni.
La soluzione: un sistema Notion dual-database con automazioni intelligenti
Analisi del processo e mappatura delle esigenze
Come primo step della collaborazione, abbiamo lavorato insieme al referente interno per mappare nel dettaglio il processo di gestione dei cantieri, identificando:
- I dati che dovevano essere gestiti internamente.
- Le informazioni da condividere con i fornitori esterni.
- I flussi di aggiornamento e sincronizzazione necessari.
- Le esigenze specifiche di calcolo e verifica.
Strutturazione dei database: l’architettura dual-database
Partendo dall’analisi, abbiamo progettato un’architettura innovativa basata su due database sincronizzati:
1. Gestione Cantieri – Database Generale (interno) Il database principale, accessibile solo al team interno, contiene tutte le informazioni complete sui progetti:
- Dettagli commerciali e margini.
- Informazioni sensibili sui clienti.
- Note interne e strategie di progetto.
- Coordinamento generale dei cantieri.
- Tutte le proprietà necessarie alla gestione aziendale.
2. Gestione Cantieri – Database Fornitori (esterno) Il database condiviso con fornitori e istallatori, che contiene esclusivamente:
- Informazioni tecniche del cantiere specifico.
- Dettagli operativi necessari al fornitore.
- Campi modificabili dal fornitore (es. stato avanzamento).
- Documentazione tecnica condivisibile.
Sistema di sincronizzazione bidirezionale con automazioni Notion
Il cuore del sistema è rappresentato dalle automazioni native di Notion che garantiscono la sincronizzazione intelligente tra i due database:
Automazione di creazione: Quando viene creato un nuovo progetto nel database generale, l’automazione genera automaticamente un record corrispondente nel database fornitori, portando solo le proprietà rilevanti.
Automazione di aggiornamento fase: Ogni volta che viene modificata la fase del cantiere nel database generale, l’automazione aggiorna automaticamente lo stato nel database fornitori e registra la data dell’aggiornamento.
Pulsanti di sincronizzazione: Abbiamo implementato pulsanti personalizzati che permettono di sincronizzare specifici valori tra i due database con un semplice click, garantendo massima flessibilità operativa.
Sistema di monitoraggio: Le automazioni sono dotate di un sistema di alert visivo (icona fulmine) che segnala eventuali errori o malfunzionamenti, permettendo interventi rapidi.
Calcolatore distanze con Google Maps API
Per risolvere il problema della verifica dei rimborsi chilometrici, abbiamo integrato un’automazione esterna che sfrutta le Google Maps API:
Inserendo l’indirizzo del cantiere nel database, il sistema calcola automaticamente:
- Distanza reale dalla sede aziendale al cantiere.
- Tempo stimato di percorrenza.
- Chilometraggio effettivo per i rimborsi.
Questo permette al team di confrontare immediatamente le richieste di rimborso con i dati oggettivi, eliminando incongruenze e garantendo trasparenza.
Condivisione controllata e sicurezza delle informazioni
Abbiamo strutturato un sistema di condivisione granulare:
- Ogni fornitore riceve accesso esclusivamente alle pagine dei cantieri di sua competenza.
- I permessi sono gestiti tramite email.
- I fornitori possono visualizzare e modificare solo i campi specificamente abilitati.
Formazione e adozione del sistema
Durante i 4 mesi di collaborazione, abbiamo formato il referente interno non solo sull’utilizzo del sistema, ma anche sulla sua manutenzione e personalizzazione:
- Come modificare le proprietà delle automazioni.
- Come aggiungere o rimuovere campi dai database.
- Come gestire i permessi e la condivisione.
- Come monitorare il corretto funzionamento delle sincronizzazioni.
Il risultato: efficienza e controllo per 50+ installatori
Dopo 4 mesi di lavoro intenso, l’azienda ha ottenuto un sistema completo, efficiente e scalabile che ha trasformato radicalmente il loro modo di lavorare.
Benefici concreti ottenuti
Risparmio di tempo quantificabile: Il team ora risparmia diverse ore ogni settimana che prima venivano perse a cercare informazioni sparse tra Excel, email e documenti cartacei, oppure a coordinare manualmente gli aggiornamenti con i fornitori.
Gestione scalabile: Il sistema gestisce efficacemente circa 50 fornitori e operai esterni, garantendo a ciascuno accesso controllato e personalizzato alle informazioni necessarie, senza compromettere la sicurezza dei dati aziendali.
Accuratezza nei rimborsi: Grazie al calcolatore automatico di distanze, tutti i potenziali errori e incongruenze nei rimborsi chilometrici sono stati sistemati già in fase di progettazione, eliminando contenziosi e garantendo trasparenza.
Zero perdita di informazioni: La centralizzazione in Notion ha eliminato il rischio di perdere dati critici, con tutte le informazioni sempre accessibili, aggiornate e tracciabili.
Maggiore produttività: Il team lavora più velocemente grazie alla visibilità immediata sullo stato dei cantieri e alla possibilità di aggiornare e sincronizzare i dati con un semplice click.
L’azienda ora possiede un sistema digitale professionale che rispecchia perfettamente la loro filosofia aziendale: mettere ordine, trasparenza e consapevolezza al centro dei processi, esattamente come fanno con i loro clienti finali nei progetti di riqualificazione energetica.
Il sistema si presta a ulteriori evoluzioni e personalizzazioni, garantendo la flessibilità necessaria per adattarsi alle esigenze future del loro business in continua espansione.
