Salesiani Don Bosco Mestre è un complesso di istituti d’istruzione superiore e universitaria della zona di Venezia-Mestre e Verona. Per tutti i diversi istituti esiste un solo reparto di comunicazione che deve gestire sia la comunicazione online che offline del gruppo.
Prima del nostro arrivo il team di Michele, che conta 10 persone, doveva gestire diverse realtà del Campus con diversi sistemi organizzativi che spesso creavano disordine e poca efficacia operativa tra colleghi. Non era inoltre presente un sistema di tracciamento ore, commesse e spese da rendicontare all’istituto.
Creare un sistema per gestire il reparto di comunicazione di un Centro Polifunzionale dell’istruzione con Notion è l’obiettivo di questo caso studio.
Il reparto gestiva il lavoro tramite la creazione di una cartella, salvata sul server locale, per ogni singola nuova richiesta.
Una richiesta poteva comprendere anche solo la stampa di alcuni volantini, questo faceva generare decine e decine di cartelle e file Excel mezzi vuoti e disordinati.
Inoltre, il team non teneva traccia delle attività da fare, delle commesse in corso e della relativa rendicontazione ore e spese.
Siamo quindi intervenuti per fornire al team un sistema innovativo e rivoluzionario per il loro lavoro.
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di introdurre da zero lo strumento Notion per avere una gestione centralizzata e organizzata di attività, commesse, contatti commerciali rendicontazione e gestione del team.
Come prima cosa siamo partiti dal processo principale che governa il funzionamento del reparto: l’apertura di una nuova commessa all’arrivo di una nuova richiesta da uno degli enti dell’istituto formativo.
Abbiamo quindi mappato il processo, as is, ed è stato il primo documento che abbiamo inserito nel database apposito.
Il processo è stato quindi migliorato proprio implementando il sistema su Notion che ha facilitato la creazione della commessa e delle relative attività (task).
Partendo da questo processo abbiamo iniziato a costruire il sistema su Notion, partendo proprio dalle sorgenti dei database principali.
è stato creato un database per le lavorazioni (task), uno per le commesse (progetti), uno per i contatti (i referenti dei vari istituti), uno dei documenti, uno di team e uno di gestione ferie.
Il database delle lavorazioni possiede tutte le proprietà standard di gestione delle task, in più abbiamo aggiunto il conteggio orario ovvero il tempo che ci si impiega ad eseguire la task, il costo e le dipendenze.
Il database delle task è stato collegato a quello delle commesse poiché ad ogni task corrisponde almeno una commessa. L’ente cliente e la macro area sono dei rollup che prendono le informazioni dal database commesse.
Anche per il database commesse sono state utilizzate le proprietà tipiche dei progetti, con delle aggiunte. Anzitutto, l’ID della commessa deve essere un codice specifico che è stato creato tramite formula: numero di ID univoco, unito alle ultime due cifre dell’anno e il mese in cui è stata creata la commessa.
Ulteriori proprietà, che derivano dal collegamento tra il database commesse e quello lavorazioni, sono quelle di monitoraggio del costo totale delle lavorazioni e ore totali che sono entrambe la somma dei costi e delle ore delle singole lavorazioni legate a quella commessa. La proprietà progressione indica, in quello specifico momento, qual è la percentuale di lavorazioni legate a quella commessa che sono state completate.
Infine, abbiamo aggiunto una relation al database contatti per avere sempre il collegamento con il referente di istituto che ha commissionato il lavoro.
Infine, il database dei documenti è estremamente semplice, comprende alcune proprietà che permettono di classificare un documento: tipologia, proprietario, data di revisione, versione eccetera.
Inoltre, è collegato tramite relation al database dei task e a quello dei progetti.
Dopo aver costruito le sorgenti dei database, ovvero la colonna portante del sistema, siamo passati alle sotto pagine di gestione delle varie aree.
Partendo dall’area commesse, abbiamo strutturato una pagina con diverse viste del database commesse, quelle più utili per l’attività: commesse attive, commesse da attivare e GANTT view.
Inoltre, abbiamo creato una vista a parte che andava a raccogliere tutte le commesse archiviate, ovvero quelle con lo status “Completata”.
Con la vista “costi per cliente” abbiamo raggruppato le commesse in base all’ente che li ha commissionati mostrando i costi totali sostenuti per ciascuno.
Infine, per standardizzare il più possibile le procedure, sono stati creati due template per 2 diversi tipi di commessa. Al loro interno delle viste già filtrate del database commesse e documenti.
è stata poi creata la pagina per le viste delle lavorazioni. Anche in questo caso sono state inserite tutte le viste necessarie a svolgere al meglio i lavori: lavorazioni attive vs da attivare, una vista a calendario e una kanban in base allo status, lavorazioni saldate vs non saldate.
Anche per il database lavorazioni, come per il database commesse, abbiamo creato dei template per efficientare il lavoro. I template riguardanti le attività sono diversi, appositamente per andare e racchiudere tutti i tipi di attività che il team comunicazione SDBM svolge ogni giorno. Anche in questo caso, all’interno del template ci sono delle viste di database già filtrate su quello specifico template.
Al team comunicazione SDBM serviva poter esportare ogni 6 mesi le lavorazioni ancora da saldare per mostrare il PDF ai vari istituti. Abbiamo creato quindi una vista “report semestrale” che viene filtrata sugli ultimi 6 mesi e sulle lavorazioni che non sono state spuntate come saldate. Ogni 6 mesi è sufficiente fare un export as a PDF per ottenere il risultato.
Infine, sempre nella pagina lavorazioni, abbiamo creato una vista che raggruppa le lavorazioni in base alla loro commessa.
Da ultimo ci siamo occupati di creare una classica dashboard personalizzata dove chiunque acceda allo spazio Notion, possa vedere nell’immediato il database delle lavorazioni e quello delle commesse filtrate su di sè. Inoltre, sono presenti dei pulsanti rapidi per creare nuove lavorazioni o commesse.
La collaborazione con il team comunicazione SDBM è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e molto frequente. In particolare abbiamo svolto qualche call di allineamento con il referente Michele per entrare a pieno nel funzionamento del reparto comunicazione e comprenderlo.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Un ruolo cruciale è stato svolto dalla formazione, completata in diverse sedute con tutto il team affinché tutti sappiano utilizzare lo strumento. Introdurre uno strumento così nuovo per un team, senza fornire la giusta formazione, avrebbe fatto fallire il progetto sin da subito.
Il team comunicazione SDBM aveva un problema importante, ma limitato e tranquillamente gestibile con Notion, così come abbiamo fatto.
Il nostro intervento ha permesso di mettere ancora più ordine ed efficienza, introducendo un tool per un team non troppo avvezzo ad uno strumento del genere, ma con la giusta formazione è stato fatto con successo.
Il team ora possiede un sistema di cui è estremamente soddisfatto e che si può ulteriormente migliorare per renderlo ancora più personalizzato.
Ci sono le aziende che navigano nel caos e che sono in controllo di tutto quello che accade, ci sono le aziende così strutturate che l’idea del caos non le sfiora nemmeno e ci sono le aziende che invece sprofondano nel caos e che quindi non riescono a crescere.
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