Come scegliere lo strumento di gestione da implementare in azienda
Nel panorama degli strumenti di gestione no-code, la scelta è ampia e variegata.
Prodotti come Notion, Monday, Basecamp, ClickUp, Asana, SmartSuite, e molti altri, offrono soluzioni per esigenze diverse, compresi strumenti specifici per CRM e altre funzionalità.
Questo può generare confusione per le aziende che cercano il tool più adatto alle loro necessità.
Spesso i clienti ci chiedono di aiutarli a scegliere il miglior strumento o la combinazione di strumenti per le loro esigenze specifiche.
Per orientarsi in questo mare di opzioni, utilizziamo tre criteri principali che ci permettono di identificare il tool più adatto per ogni situazione.
Scopriamoli insieme per sapere come scegliere lo strumento di gestione da implementare in azienda.
Obiettivi e richieste del cliente: la Base di partenza
Analisi degli Obiettivi
Il primo passo per scegliere uno strumento di gestione è comprendere chiaramente gli obiettivi principali del cliente.
Cosa vuole ottenere l’azienda con l’implementazione di questo nuovo strumento? Centralizzare tutte le attività? Integrare un nuovo sistema con quelli esistenti? Utilizzare grafici avanzati?
Questi obiettivi guideranno la scelta dello strumento più adatto.
Valutazione delle potenzialità del software
Non esiste uno strumento perfetto che possa soddisfare ogni singola esigenza. È quindi importante valutare le potenzialità di ogni software in relazione agli obiettivi stabiliti.
Alcuni strumenti offrono ottime funzionalità di integrazione, mentre altri sono più forti nella visualizzazione dei dati o nella gestione dei progetti, altri ancora, invece, non prevedono in nessun modo alcune funzionalità che il cliente può aver chiesto.
In questa fase è cruciale avere un’ottima conoscenza di questi strumenti (o perlomeno, saper cercare bene) per poter escludere dapprima quelli che non saranno mai adatti.
Esempio pratico
Se un’azienda desidera una forte capacità di integrazione con strumenti esistenti e una personalizzazione elevata, Notion potrebbe essere una scelta eccellente.
Se invece l’obiettivo principale è la gestione di progetti complessi con una chiara visualizzazione delle timeline, strumenti come Monday o Asana potrebbero essere più adatti.
Competenze del Team e Cultura Aziendale
Analisi delle Competenze del Team
La scelta dello strumento deve tener conto delle competenze e delle abitudini del team, è sempre lo strumento che si adatta alle persone e non viceversa.
Quali strumenti sono già utilizzati? Il team è abituato a creare nuovi flussi di lavoro o preferisce utilizzare sistemi preimpostati?
La personalizzazione elevata comporta spesso una maggiore difficoltà d’uso, pertanto è fondamentale scegliere uno strumento che il team possa adottare senza difficoltà eccessive.
Da questa mappa, utile a livello grafico, abbiamo mappato il processo di vendita di UN, creando un SOP (standard operating procedures) che è rimasto al team.
Adattamento alla Cultura Aziendale
Ogni azienda ha una propria cultura e modo di lavorare.
Ad esempio, se un’azienda è già abituata a strumenti semplici e lineari come Trello, potrebbe essere rischioso introdurre strumenti altamente personalizzabili come Coda o Notion senza un adeguato supporto e formazione.
Esempio Pratico
Un team di sviluppo con competenze tecniche avanzate potrebbe trarre vantaggio da strumenti altamente tecnici e personalizzabili come Jira. Al contrario, un team con competenze limitate in ambito digitale potrebbe preferire strumenti con interfacce più semplici e intuitive, come Basecamp o Trello.
Budget e Tempo a Disposizione
Analisi dei Costi
Ogni software ha un costo diverso, sia in termini di licenze che di implementazione. È essenziale considerare il budget disponibile per l’acquisto e la manutenzione dello strumento, nonché i costi aggiuntivi legati alla formazione, alle automazioni esterne e al supporto.
Tempistiche di Implementazione
Anche le tempistiche sono un fattore chiave.
Quanto tempo si ha a disposizione per implementare il nuovo strumento? Gli strumenti più complessi richiedono tempi di implementazione e di formazione più lunghi, che potrebbero non essere compatibili con le scadenze aziendali.
Chiaramente, più le persone che lo devono implementare sono competenti e scariche di impegni e meno tempo ci vorrà, ma non sempre questi due fattori si ritrovano in un team interno all’azienda.
Esempio Pratico
Se un’azienda ha un budget limitato e necessita di implementare rapidamente un nuovo strumento, potrebbe essere più sensato optare per soluzioni abbastanza pronte all’uso come Asana o Basecamp, piuttosto che per strumenti che richiedono un’implementazione più lunga e costosa.
In alcuni specifici casi, inoltre, può essere utile affidarsi a strumenti di cui è facile trovare template gratuiti da cui partire, come ad esempio Notion. In tutti gli altri casi si consiglia la personalizzazione come via principale.
Conoscenza approfondita e esplorazione continua
Come accennato all’inizio, per poter scegliere al meglio il tool giusto per ogni specifico cliente, è necessaria una conoscenza approfondita degli strumenti disponibili e un’esplorazione continua del mercato che evolve rapidamente.
Solo attraverso un costante aggiornamento è possibile rimanere al passo con le nuove funzionalità e le migliori pratiche di implementazione.
Conclusione su come scegliere lo strumento di gestione da implementare in azienda
Scegliere lo strumento di gestione giusto per la propria azienda non è una decisione da prendere alla leggera.
È fondamentale analizzare gli obiettivi specifici, le competenze del team e il budget disponibile.
Con un’analisi attenta e una conoscenza approfondita degli strumenti disponibili, è possibile fare una scelta informata che porterà benefici tangibili all’azienda.
Affidarsi a esperti del settore può facilitare questo processo, garantendo una scelta ottimale e un’implementazione di successo.
Paradygma supporta da tempo le aziende nell’efficientamento e nella digitalizzazione grazie all’utilizzo di strumenti no-code e automazioni.
