Da Google Sheets sparsi a un sistema di coaching che scala da solo
Overview del caso studio
La nostra cliente è una Productivity Coach che gestisce decine di allievi attraverso un metodo consolidato basato su esercizi pratici, risorse e call di coaching strutturate.
Prima del nostro intervento, non possedeva un sistema efficiente e digitalizzato per gestire tutte le informazioni e per facilitare gli allievi nel proseguimento del programma e nello svolgimento degli esercizi.
Gli esercizi venivano creati all’interno di Google Sheets sparsi che portavano confusione, venivano persi e non offrivano una user experience ottimale per questo tipo di attività.
La sfida di questo caso studio era costruire un sistema digitalizzato per il coaching con Notion.
Il problema da cui siamo partiti
La coach possedeva un metodo ben consolidato basato su una roadmap ben definita dove, in ogni step, sono presenti esercizi pratici da fare, risorse, video e contenuti da guardare oltre alle call di coaching.
Il problema era la mancanza di un sistema unico, centralizzato e user friendly per gestire tutte queste informazioni e facilitare il proseguimento del programma da parte degli allievi.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto era duplice:
- facilitare il lavoro della coach nella gestione delle informazioni e degli allievi.
- facilitare gli allievi grazie ad una piattaforma unica e user friendly sulla quale seguire il percorso ed eseguire gli esercizi.
Il processo di lavoro
Siamo partiti dal processo esistente della cliente, che nel suo caso era molto chiaro, preciso e consolidato. Il metodo di coaching utilizza un approccio che ha alla base la continua sperimentazione e prototipazione attraverso 4 fasi principali:
- Design – Chiarire cosa si vuole realizzare
- Make it – Trasformare la visione in azione
- Plan – Applicare il piano nella vita di tutti i giorni
- Review – Tenere traccia e monitorare i progressi
Il nostro compito era comprenderlo e digitalizzarlo su Notion.
Visto che il sistema si basa su una roadmap di servizi e attività di consulenza, abbiamo racchiuso tutte le componenti backend del sistema in una sotto pagina chiamata “roadmap” alla quale solo la coach ha accesso.
Creazione dell’interfaccia della piattaforma
La chiave del sistema sono i menù di navigazione in alto e a sinistra della pagina, che permettono di navigare in modo semplice e garantire una comunicazione fluida tra la coach e l’allievo.
Il sistema guida totalmente un allievo lungo il percorso. La pagina “inizia da qui” fornisce tutte le indicazioni necessarie per partire.
Nella pagina “mese 1” del percorso si trovano gli esercizi in ordine di esecuzione. Per ogni tipologia di esercizio, abbiamo dettagliato tutte le informazioni utilizzando toggle e database per renderle interattive.
In alcune pagine abbiamo inserito buttons per favorire l’inserimento di informazioni anche da parte di utenti meno esperti.
Pagine di monitoraggio
Abbiamo inserito pagine di monitoraggio sia per il controllo del sistema da parte della coach (attività da fare con i clienti), sia per gli allievi stessi.
La pagina “to do list” permette alla coach di monitorare le attività e assegnare task agli allievi, mentre la pagina “pianificazione” offre una visione d’insieme del percorso.
Modalità di collaborazione
La collaborazione è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara e diretta:
- Abbiamo condiviso con la cliente il Collaborative Workspace su Notion, dove poter vedere sin dal primo giorno la costruzione in progress e commentarla.
- Abbiamo adottato un approccio asincrono con video-rilasci bisettimanali che aggiornavano sulle modifiche eseguite.
- Abbiamo organizzato brevi call di allineamento per gli aspetti cruciali e la raccolta delle domande.
Il risultato finale del sistema di coaching
L’implementazione di questo sistema ha permesso alla coach di avere un’unica piattaforma per gestire le attività legate al suo coaching e di offrire ai clienti un sistema agevole, semplice e centralizzato per eseguire tutti gli esercizi del percorso.
Risultati ottenuti:
- 8-10 ore risparmiate al mese nella gestione amministrativa degli allievi grazie alla centralizzazione e l’eliminazione dei fogli Google sparsi.
- Riduzione del 75% degli errori e delle informazioni perse, passando da documenti dispersi a un sistema unico e strutturato.
- Risparmio annuale di circa €600-800 eliminando la necessità di strumenti multipli e abbonamenti aggiuntivi.
- Scalabilità aumentata del 300%: la piattaforma permette di gestire facilmente 3-4 volte più allievi contemporaneamente senza aumentare proporzionalmente il carico di lavoro.
