Da 2.000 documenti caotici a un sistema che si gestisce da solo
Overview del caso studio
Anna Fabbri è un ingegnere professionista che supervisiona la documentazione tecnica e amministrativa per la parte di prevenzione incendi di diversi cantieri edili. Ogni progetto richiede il controllo di circa 2000 documenti, dalla fase di avvio fino alla chiusura lavori.
Anna ha sempre gestito questa marea di documenti tramite Google Sheets sparsi e cartelle Drive a non finire che le rendevano il lavoro lento e faticoso.
Ci ha contattati con un obiettivo chiaro: trasformare un processo manuale, lento e soggetto a errori in un sistema centralizzato, automatizzato e scalabile.
Il problema da cui siamo partiti
Gestire la documentazione di cantiere non è solo una questione di ordine: è una sfida operativa che impatta direttamente su tempi, costi e conformità normativa.
Anna si trovava a fronteggiare problemi concreti:
- Volume ingestibile: ogni cantiere generava tra i 1.000 e i 2.000 documenti, con caricamenti continui e corposi.
- Zero tracciabilità: impossibile sapere con certezza quando un documento era stato caricato o da chi.
- Approvazioni frammentate: nessun sistema strutturato per commentare, approvare o respingere i file.
- Visibilità limitata: mancava una dashboard per capire a colpo d’occhio lo stato di avanzamento.
- Alert inesistenti: nessun promemoria automatico per documenti in attesa o in scadenza.
- Rischi di sicurezza: condividere file con enti esterni senza compromettere la riservatezza era complesso.
- Reportistica manuale: generare PDF o export Google Sheets richiedeva ore di lavoro.
Il risultato? Tempo perso, stress accumulato e il rischio costante di non essere conformi durante audit e verifiche.
Questa era l’abituale condizione in cui si trovava: centinaia di fogli Google Sheets e pratiche sparse in giro:
La soluzione proposto: un flusso automatizzato tra Notion e Google Drive
Abbiamo quindi progettato un ecosistema integrato Notion + Google Drive che automatizza l’intero ciclo di vita documentale.
Come sempre, siamo partiti dai processi e già nella prima call di kick off abbiamo mappato quelli di Anna, definiti, ma non per questo semplici.
Siamo quindi passati alla costruzione pratica del sistema.
Database centralizzato su Notion
Una struttura multi-livello che organizza ogni documento per cantiere, tipologia e stato. Anna ha una visione centralizzata di tutti i cantieri. Aprendo ciascun cantiere, si apre un’ulteriore struttura standard e chiusa con al suo interno tutte le informazioni e i documenti per gestire il cantiere stesso.
Qui sotto vediamo cosa contiene ogni cantiere.
Sistema di database template standard
Sistema di database template standard che contengono al loro interno tutte le informazioni utili per un cantiere, centralizzate. Ogni record di database è a sè, separato in compartimenti stagni per questioni di privacy, ma accessibile e modificabile da Anna tramite un’unica vista.
Dashboard admin
Un pannello di controllo centralizzato con alert per aggiornamenti non autorizzati, notifiche per documenti in scadenza e storico completo delle modifiche. Uno dei problemi principali di Anna era quello di avere poco controllo del sistema e dover spostarsi da una parte all’altra. Grazie al nuovo sistema, invece, controlla tutto da un unico posto e in modo automatizzato.
Sistema di tracking intelligente
Ogni documento riceve automaticamente un timestamp al caricamento. Le percentuali di completamento si aggiornano in tempo reale, e il workflow di approvazione segue uno schema chiaro: da approvare → approvato/respinto.
All’interno del suo spazio personale Anna può controllare nel dettaglio cosa è stato caricato e cosa no, con tutti i movimenti del cliente e la data di attività.
Nella sezione “Analytics” del sistema privato di Anna, inoltre, è possibile per lei visualizzare tutta una serie di grafici di controllo.
Automazioni su Google Drive
I file si caricano, si rinominano e si organizzano in cartelle automaticamente. Quando Anna crea un nuovo record, il sistema genera la cartella corrispondente su Drive senza intervento manuale.
- Automazione di cloud generation: creazione automatica di cartelle al momento della creazione di un nuovo record del database.
- Automazione gestione dei duplicati: è possibile creare dei duplicati di documenti identici per diversi cantieri, ma in modo ordinato grazie all’automazione di controllo.
- Automazione di caricamento file, quella centrale per tutto il sistema: a prescindere dal cantiere, quando una persona carica un documento, viene inserito nella cartella Drive corrispondente, viene nominato in modo automatico a seconda del record del database coinvolto.
Condivisione facilitata dei documenti
La condivisione dei documenti con persone esterne è controllata e facilitata grazie alla condivisione iniziale della pagina relativa al cantiere, in particolare la sezione “compilazione cliente”.
All’interno di questo database il cliente può visualizzare tutti i documenti collegati al cantiere in questione.
Può inoltre caricare qualsiasi file grazie ad un semplice pulsante “carica documento”.
Export e reportistica
Generazione automatica di report PDF e export Google Sheets, pronti per essere condivisi con clienti, enti e stakeholder.
Stack tecnologico utilizzato
| Strumento | Funzione |
|---|---|
| Notion | Database centrale, viste personalizzate, interfaccia utente |
| Google Drive | Storage documenti, organizzazione cartelle |
| Make.com | Automazioni: Sincronizzazione, rinominazione automatica, alert |
Modalità di collaborazione
Abbiamo lavorato a stretto contatto con Anna attraverso sessioni di analisi iniziale, sviluppo iterativo e formazione personalizzata. Il progetto ha incluso documentazione completa, tutorial video e supporto durante la fase di transizione.
Nell’immagine sottostante è possibile visionare il knowledge base creato appositamente per Anna con SOP e link dei vari Loom.
Il risultato ottenuto: un sistema che si gestisce da solo
Oggi Anna gestisce migliaia di documenti con un sistema che lavora per lei:
- Diverse ore risparmiate ogni settimana sulla gestione manuale.
- Visibilità totale sullo stato di ogni cantiere in tempo reale.
- Conformità garantita con tracciabilità completa per audit.
- Scalabilità immediata: nuovi cantieri e documentazione pronti in poche ore invece che in giornate.
- Autonomia operativa: nessun bisogno di supporto tecnico continuativo.
“Un sistema che prima sembrava impossibile, oggi funziona da solo.”
