Rivoluzionare il sistema di tracciamento ore dei task di un’agenzia di digital marketing
Overview del caso studio
Storeis è una società di consulenza ecommerce e un’agenzia di digital marketing indipendente di Padova che attualmente conta 80 persone nel team. Dal 2018 si pone come business partner di lungo periodo per i brand con cui collabora, supportando i processi di digital transformation, integrando le competenze specialistiche dei team interni e fornendo oltre alla consulenza strategica, servizi di temporary management, formazione e implementazione dei piani di marketing digitale.
Visti i numerosi servizi offerti ad un vasto portfolio clienti, il team di Storeis gestisce quotidianamente centinaia di task per le quali deve tener traccia meticolosamente del tempo speso. In questo case racconteremo come, insieme al Team Storeis, siamo riusciti a rivoluzionare il sistema di tracciamento ore dei task.
Il problema da cui siamo partiti
In passato Storeis ha sempre gestito la mole di lavoro attraverso due strumenti che lavoravano in sinergia: Hourstack per il tracciamento delle ore, e Asana per quello dei task.
In particolare, Hourstack si collegava nativamente ad Asana. Con un’interfaccia molto intuitiva, le task assegnate ad un membro del team comparivano in una sezione e man mano venivano trascinate nel punto del calendario preciso, allocando così il tempo di quella task.
Le task venivano create in una fonte comune e poi venivano smistate al team, la stessa task poteva essere assegnata anche a più persone contemporaneamente grazie a questo pull system.
Oltre a questi due tool, venivano utilizzati vari fogli Google Sheet per gestire i progetti, la suddivisione delle attività e i clienti.
Il sistema ha sempre funzionato alla grande, sebbene questa soluzione richiedesse un’imponente spesa annua per essere mantenuta.
Al costo molto alto si è aggiunto un grosso imprevisto: la dismissione di Hourstack annunciata per i primi mesi del 2024, evento che avrebbe paralizzato il lavoro dell’intera agenzia.
Storeis quindi si è rivolta a Paradygma al fine di risolvere un problema ben specifico, con l’intento di poter adottare un tool capace di replicare l’esatto funzionamento del sistema precedente.
Il lavoro da fare sarebbe stato enorme, ma come team abbiamo accolto la sfida.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato quello di replicare un sistema perfettamente rodato e distribuito in passato su 3 tool diversi, in uno unico: Notion.
Il processo di lavoro
Come prima cosa siamo partiti dal processo di creazione e assegnazione task, che in Storeis era già molto definito e chiaro.
Le task, per lo più standard per mantenere coerenza tra i diversi tipi di progetto, venivano inserite in un database Asana, collegato nativamente allo strumento Hourstack.
Le persone assegnate al progetto potevano attingere da quel database trascinando la task e inserendola nella propria vista del calendario Hourstack per tracciare le ore in cui avrebbero svolto tale attività.
La stessa task poteva essere utilizzata da più persone, anche contemporaneamente dal momento che più persone nell’agenzia lavorano alla medesima attività.
A fine giornata ogni membro del team Storeis aveva il tracciamento totale delle ore lavorate e dedicate ad ogni progetto.
Abbiamo quindi mappato in modo chiaro questo processo grazie a Figma.
Costruzione della prima versione del sistema di tracciamento ore
Facendo riferimento a questo flusso e al funzionamento del vecchio tool, abbiamo iniziato a strutturare tale processo su Notion, prendendo come punto di partenza le fonti dei database.
La situazione inizialmente è parsa semplice, infatti era necessario creare diversi database per elencare:
- Le task
- Le sessioni di lavoro (gli slot della giornata)
- Le informazioni dei clienti
- I progetti
Prima di questa rivoluzione, i punti 3 e 4 erano gestiti attraverso dei fogli Google Sheets, che sono stati eliminati e le cui informazioni sono state trasferite su Notion, all’interno di un unico tool.
Com’è possibile vedere, la mappatura delle proprietà e delle esigenze era chiara e definita, pertanto è stato sufficiente riportare tali elementi da un tool all’altro.
Replicare il funzionamento di Hourstack
La situazione inizialmente è parsa semplice, infatti era necessario creare diversi database per elencare:
- Le task
- Le sessioni di lavoro (gli slot della giornata)
- Le informazioni dei clienti
- I progetti
Prima di questa rivoluzione, i punti 3 e 4 erano gestiti attraverso dei fogli Google Sheets, che sono stati eliminati e le cui informazioni sono state trasferite su Notion, all’interno di un unico tool.
Il database delle task fotografia è stato impostato affinché possa essere gestito solo dall’Agency Director & Controller e da qualche C-level, al fine di permettere a un numero ristretto di persone di poter aggiungere e modificare le task per il team. La funzione di questo database è quella di archivio generale.
I database task operative e quello relativo alle sessioni invece, si collegano al database task fotografia in modo tale da far funzionare il sistema grazie ad una serie di automazioni.
Le automazioni alla base del sistema di tracciamento ore
Come detto in precedenza, i task per lista sono dei duplicati dei task originali, inseriti nel database fotografia. Alla registrazione di ogni nuova sessione nel database sessioni è stata prevista un’automazione, ovvero uno script di codice collegato a AWS Lambda.
L’automazione ogni 2 secondi effettua un check, controllando se nel database sessioni ci sono nuove informazioni.
In caso di esito positivo, il trigger individua il nome dell’ultima sessione aggiunta e ricerca nel database fotografia un item con lo stesso nome e con collegamento Task per lista vuoto.
L’automazione crea immediatamente il collegamento e aggiunge al database per lista una task con lo stesso nome, che a sua volta genera il duplicato.
Essendo un sistema molto complesso, le problematiche risolte non sono finite, infatti tale flusso può generare errori, duplicati, … da eliminare. Per farlo sono state settate altre automazione create su Make:
La prima automazione è relativa a “duplicate checker” che, come dice il nome, permette di tenere d’occhio ed eliminare i duplicati dal database Task per lista.
La seconda automazione riguarda la “fotografia cleaner”. L’obiettivo è di aggiornare tutti gli item del database Task fotografia che risultano privi di collegamenti al database Task per lista.
L’ultima automation riguarda l’export delle sessioni.
Questa terza automation mira ad esportare le sessioni inserite nel database nel corso del tempo in un formato coerente con quello desiderato, nello specifico un file CSV che funge da archivio.
Tale soluzione può essere attivata a piacimento cliccando gli appositi pulsanti previsti all’interno della pagina Export.
Proprietà dei database e automazione dei flussi di lavoro
Una volta risolti i problemi strutturali, ci siamo dedicati a costruire più nel dettaglio i database.
Si è valutato di collegare il database progetti a quello dei clienti, in modo tale che il nome di ciascun progetto venga creato in automatico dall’unione del nome del cliente e della business unit di appartenenza.
Tutti i membri del team e i relativi ruoli di ciascuno vengono assegnati al progetto, nonché le task fotografia (ovvero quelle statiche, che di default devono essere svolte durante il progetto) e lo status dello stesso.
Inoltre, i progetti vengono distinti in “produzione”, ovvero quelli esterni legati ai clienti, “interni”, quelli interni relativi allo staff.
In gestione clienti, invece, viene riportato il brand, l’industry di riferimento e le stelle assegnate a ogni cliente, i progetti attivi e non, lo status e il CSM di riferimento.
Anche i database delle task hanno delle proprietà definite, soprattutto per quanto riguarda le viste dedicate al team. Aprendo una nuova task, viene indicato in automatico il nome del progetto e appare un alert disattivabile solo alla compilazione di due proprietà: approach e il numero di ore.
Nella vista delle task a lista vi sono ulteriori proprietà che vengono mostrate, come ad esempio:
- il “collector”, ovvero tutte le persone che hanno selezionato quella singola task fotografia e l’hanno “duplicata” per svolgerla
- il duplicate checker, che conferma la correttezza con il pallino verde
- altre proprietà, che si compilano in automatico.
Infine, sotto il time tracker in versione calendario, è stato previsto un conteggio ore generale che il team ci ha richiesto per praticità in modo tale da avere una somma totale delle ore lavorate per ogni giornata.
Creazione del workspace ufficiale Storeis e spostamento del sistema
Fino a quando il sistema non si è mostrato consolidato, i database sono rimasti nel workspace Notion del Team Paradygma.
Successivamente, è stato creato il workspace Storeis ed è stato pianificato l’ingresso di tutti i membri del team affinché potessero utilizzarlo.
D’altronde, Hourstack aveva le ore contate e c’era la necessità di far funzionare il time tracking all’interno dell’agenzia.
In primis il workspace è stato diviso in teamspaces, visibili nella sidebar sulla sinistra.
Ogni utente ha accesso al teamspace pubblico condiviso Storeis Public, all’interno del quale vengono salvate informazioni e materiali utili a tutto il team.
Oltre a Storeis Public, ogni utente ha accesso ad un teamspace dedicato, con il nome del team di appartenenza – questi ultimi sono 8. Infine, abbiamo creato un teamspace Admin console a cui hanno accesso solo i c-level.
Per permettere un’adozione semplice e immediata del sistema sistema, sono stati creati dei tutorial e della documentazione utile a spiegare nel dettaglio il funzionamento del tool, la mappa del workspace per orientarsi, tips & tricks, …
Divisione del lavoro nei teamspaces e time tracker personale
Al fine di rendere il lavoro agevole e organizzato, i team sono stati divisi nei teamspaces di pertinenza a seconda delle Business Unit (BU) a cui appartengono.
Per ogni teamspace, è disponibile:
- una vista del time tracker, filtrata sulla base delle task di quella BU.
- una vista del database progetti, filtrata sui soli progetti in cui la persona singola è coinvolta.
- una vista complessiva che riepiloga tutti progetti di quella BU.
Nel teamspace pubblico e aperto a tutti i membri del team invece ci sono ulteriori informazioni utili, come:
- le sorgenti dei database, che per la corretta visualizzazione delle informazioni nelle viste devono essere necessariamente a disposizione di tutto il team.
- le regole del time tracker, di cui si è parlato in precedenza.
- diverse viste del database progetti e dei clienti in generale.
Risk management per un sistema di tracciamento ore dei task
Un sistema di complessità pari a quello costruito per il team Storeis, necessita di un apparato di gestione dei rischi. Le automazioni di controllo previste in parte permettono di gestire questi aspetti, ma non sono sufficienti.
Per questo motivo è stato aggiunto un teamspace Admin console a cui hanno accesso solo l’Agency Director & Controller e pochi altri, dove vengono monitorati alcuni fattori chiave.
Anzitutto vengono gestite due viste non filtrate dei database dei clienti e dei progetti.
Dopodiché, è presente una sezione Check compilazione dove chi si occupa della gestione dei carichi, può avere in live il polso della situazione circa l’allocazione delle task nel calendario generale, dove sono presenti tutte le sessioni attive e le rispettive task, di giorno in giorno.
Questo tipo di sistema richiede migliorie, aggiornamenti e ottimizzazioni continui, pertanto svolgere delle modiche all’interno del sistema di lavoro è estremamente rischioso.
Per questo motivo, ogni ottimizzazione viene in primis testata nel Testing ground, uno spazio a cui hanno accesso un numero limitato di persone (tra cui noi Team Paradygma) e dove si possono apportare delle modifiche strutturali ad un sistema di testing che replica perfettamente l’originale, senza incorrere in eventuali rischi o errori.
Infine, per poter mantenere archiviate le sessioni e il tracciamento di queste, è stato settato un export automatico di backup all’interno della pagina Export.
Documentazione, tutorial e formazione
Quando si costruisce un sistema di questa portata è importante che l’utilizzatore finale, in questo caso il team Storeis, possa utilizzare da subito e in modo semplice il tool.
Per questo motivo è stata predisposta un’apposita sezione chiamata Time tracker rules a disposizione di tutti, che spiega nel dettaglio il funzionamento del workspace e di Notion in generale, il funzionamento del time tracker e persino le automazioni previste alla base.
Nella sezione Basic & tutorial sono elencate le informazioni base sull’organizzazione del workspace e il funzionamento generale del time tracker.
Nella sezione Guida alla compilazione è inserita una spiegazione dettagliata dell’utilizzo effettivo del time tracker, la struttura logica delle aree aziendali, la guida ai task dei progetti interni e quelli esterni, un’area FAQ in aggiornamento.
Infine è stata prevista anche una sezione più avanzata, dedicata alle automazioni e tutti i dettagli utili al team e ai responsabili per poter replicare tali automazioni in autonomia.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Storeis è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e continuativa.
In particolare abbiamo svolto molte call di allineamento con l’Agency Director & Controller, Leonardo, per entrare a pieno nel funzionamento dell’azienda e comprendere le dinamiche interne.
Come in ogni nuova collaborazione, anche in questo caso è stato condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui è possibile tenere monitorata sin dal primo giorno la costruzione del workspace e commentarla.
Inoltre al suo interno è stato da subito inserito tutto il materiale informativo prodotto nel corso del progetto, come guide e video tutorial.
Il sistema di ticketing condiviso con il team di lavoro Storeis si è rivelato utile per segnalare tutte le modifiche da effettuare e rispondere tempestivamente al cliente, eliminando il tradizionale scambio mail.
Il progetto si è svolto in modo lineare durante i tre mesi di collaborazione, tra ottimizzazioni e problematiche da risolvere dovute alla complessità del sistema. Al termine della collaborazione è stato redatto un report condiviso con il cliente per riepilogare i punti salienti della collaborazione.
Il risultato della costruzione di un sistema di tracciamento ore dei task
Storeis ci ha chiesto supporto in una grande sfida: partendo da un sistema di tracciamento basato su tre strumenti diversi (di cui uno che sarebbe stato dimesso successivamente), individuare una soluzione utile a gestire le task e il tracciamento delle ore lavorate da 80 persone del team, diminuendo la spesa iniziale.
Rivoluzionare questo sistema, eliminare i tool fino a quell’ora utilizzati centralizzando tutto in un unico strumento, per far sì che l’interno team adottasse la nuova soluzione in modo agile e in poco tempo, è stata una sfida che abbiamo accettato e raggiunto insieme, ottenendo un abbattimento dei costi del 50%.
Storeis ora possiede un sistema efficace, agile e smart, che ben si presta ad ulteriori migliorie e personalizzazioni rispetto alla precedente soluzione, molto più statica e restrittiva.
Riteniamo questa collaborazione un grande successo sotto tutti i punti di vista, come Leonardo stesso esprime nella recensione lasciata:
