Overview del caso studio
La Travel Agency con cui abbiamo collaborato è un’agenzia con un team internazionale che organizza viaggi soprattutto in Giappone.
Creare un sistema di gestione per organizzare i viaggi di una Travel Agency con Notion, è la sfida di questo caso studio.
Il problema da cui siamo partiti
L’organizzazione di viaggi dall’altra parte del mondo, per gruppi numerosi e da parte di una Travel Agency digitale con un team internazionale e completamente da remoto, non è semplice.
Da tempo il team aveva difficoltà a gestire in modo ottimale tutte le componenti dei viaggi: prenotazioni, partecipanti, guide, voli, documenti eccetera.
Nonostante il processo fosse ben definito da tempo, essendo molto strutturato, andava organizzato in un sistema digitale efficiente e che permettesse la scalabilità.
Fino a quel momento veniva gestito tutto tramite un apposito gestionale insieme a tantissimi fogli Google Sheet sparsi.
L'obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un sistema efficiente e ben interconnesso che permettesse al team di gestire tutto il processo di organizzazione di un viaggio, dalla prenotazione alla sua fine, in modo semplice e ottimizzato.
Analisi del processo di una Travel Agency
Insieme al cliente siamo dapprima andati a mappare il processo completo, dalla prenotazione all’esecuzione. La mappatura è avvenuta sia testualmente che a livello grafico con le flowchart.
La mappatura, con tanto di nodi logici e condizioni da rispettare, andava a mettere per iscritto l’esatto processo nel dettaglio che il team portava avanti da tempo e che aveva ormai efficientato alla perfezione.
Prima di costruire qualsiasi cosa su Notion, inoltre, abbiamo creato una flowchart dei possibili database necessari e le loro proprietà fondamentali.
Costruzione del sistema di gestione di una Travel Agency su Notion
Una volta individuati i database principali, questi sono stati costruiti su Notion nell’apposita sezione “Database sources” che come sempre è riservata alle sole sorgenti dei database portanti del sistema.
Tuttavia, già dopo i primi test ci siamo resi conto che erano necessari altri database: quello dei ristoranti e degli alberghi (che sono stati separati), le guide e le attività da fare.
Sin da subito tutti i database sono stati collegati tra loro tramite relations e rollup per facilitare il passaggio delle informazioni nel flusso di lavoro.
Per ogni database, inoltre, è stato creato un apposito template con all’interno le informazioni necessarie. Nell’esempio qui sotto del database “Travel projects” è possibile vedere tutte le proprietà del template e i database filtrati sul template stesso all’interno della pagina.
Per il database “Documents”, invece, sono stati inseriti diversi template a seconda del tipo di documento da gestire.
Seguire il flusso di lavoro di una Travel Agency all’interno del sistema digitale
Il flusso di lavoro è stato sin da subito ben preciso: arriva una richiesta dal cliente, il team di quotation la elabora e solo quando il progetto è attuabile, viene passato al team di operations per l’effettiva organizzazione.
Questo meccanismo è stato riportato in Notion.
Anzitutto abbiamo creato due sezioni separate di “Team Quotation” e “Team Operation”, al loro interno, diverse viste dei database hanno permesso la gestione delle attività.
Partendo dal Team Quotation, le viste dei database sono state create in modo ordinato appositamente per guidare e facilitare il flusso di lavoro del team.
Partendo dalla singola quotation, una serie di viste permettono di avere una visione granulare e immediata dello status, delle deadline, dei clienti e quelle da sollecitare.
Seguendo il processo, la quotation veniva trasformata in processo di viaggio e a quel punto la palla viene passata al team di operations.
Gestione operativa del flusso di lavoro grazie ai database
A questo punto il team di operations può organizzare in modo ottimale il viaggio nella sua pagina apposita.
Per ogni singolo viaggio, all’interno del template Travel Project, di cui abbiamo parlato in precedenza, una serie di task preimpostate e stereotipate devono solo essere completate e segnate.
Per ogni viaggio, in modo estremamente dettagliato, vengono segnate le attività del gruppo, il costo di ciascuna attività, il numero di partecipanti, le guide e via dicendo.
Modalità di collaborazione con il team interno
La collaborazione con il team della Travel Agency è stata molto semplice, costituita da una serie di call settimanali e un approccio asincrono su Notion e via mail.
All’inizio di ogni nostra collaborazione, abbiamo condiviso con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress che può commentare man mano. Inoltre, al suo interno inseriamo tutti i materiali e i video tutorial rilasciati nel corso della collaborazione.
Il risultato del progetto di creazione di un sistema di gestione per una Travel Agency
L’agenzia ha beneficiato del sistema custom costruito. Grazie ad un’attenta analisi iniziale, la costruzione meticolosa di appositi database e viste, ora il team ha un sistema di gestione efficiente che può utilizzare per gestire al meglio la propria attività di organizzazione di viaggi internazionali.
